【中國鞋網-生產管理】質量是檔案的生命，檔案質量的優(yōu)劣直接影響著檔案重要作用的發(fā)揮。為此，每個從事檔案管理的工作人員必須樹立檔案全面質量管理的理念，以高度的使命感和責任感，努力提升檔案質量再上新水平。然而，提升檔案質量管理水平，是一項長期的、艱苦的、系統(tǒng)的工作，需要做的工作很多，筆者感到，應突出重點，抓住關鍵，主要做好以下幾項工作：
要全面掌握檔案質量管理的基本概念和主要特點
所謂檔案質量管理，就是單位領導檔案工作全體人員參加的、以科學方法為基本手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的引領作用，建立一整套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證檔案的高質量。檔案質量管理的核心是提高水平、保證質量。檔案質量管理的主要特點有：一是全員參與。檔案全面質量管理，要求檔案形成過程中的所有人員，如各部門的領導、文件擬稿人員、各類修訂人員、檔案管理人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作;二是責任明確。要使全體檔案工作人員，牢固樹立“檔案質量，人人有責，人人負責”的觀念;明確檔案的收集、整理和形成過程中，各部門和各類人員的分工及責任，只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能確保電子文檔和各類文件的準確傳輸和及時歸檔;三是全程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研和開發(fā)利用，力爭把質量管理的控制理念、控制方式和控制手段，貫穿到上述全過程的所有部位、所有環(huán)節(jié)和所有崗位;四是方法科學。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、用現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。
要準確理解和把握檔案質量管理的有關要求
檔案質量管理必須符合一定的要求，建立科學、規(guī)范、實用的檔案文件，才能有效地發(fā)揮檔案的功能和作用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。作為檔案管理工作人員，只有對這些要求和規(guī)范做到爛熟于心、了如指掌，才能在實際工作中熟練地運用、科學地把握、有效地落實。概括起來講就是要堅持做到“四個必須強化”。一是必須強化質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。以自身的模范行動影響和帶動廣大員工不斷強化質量意識。切實認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，高度重視本單位檔案網絡信息化、數(shù)字化建設;二是必須強化人員素質。具體來說，就是要使廣大員工樹立強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神;要鼓勵檔案工作人員加強自身的業(yè)務學習，不斷提高業(yè)務技能和服務水平，更好地適應新時期檔案工作的要求。三是必須強化最后工序意識。檔案是由多部門、多人共同完成的，只有使不同部門、不同工作人員，都把每道工序當成最后一道工序來對待，把自己當成最后一道關口、最后一道防線來使用，檔案的質量才能有可靠的保證。四是必須強化預防管理意識。要以預防為主，防檢結合，重在提高。優(yōu)良的檔案質量是“生產”出來的。要切實把檔案質量管理的重點從“事后把關”轉移到“事前預防”上來，從管結果轉變?yōu)楣芤蛩�，做到防患于未然�?
要準確地了解和掌握檔案質量管理中存在的突出矛盾和問題
當前，在檔案質量管理工作中，還存在許多不容忽視的問題。主要表現(xiàn)在：有的單位對檔案質量管理工作重視程度不夠高;檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學習培訓，專業(yè)知識相對匱乏;有的單位檔案管理設施設備不夠齊全;有的單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范;有的單位不注重平時文件資料的收集和整理;有的單位制度建設還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問題的原因是多方面的，但是根本的原因是領導不重視，沒有真正了解和認識檔案工作的重要地位，使之無法發(fā)揮其重要作用。
關于提升檔案管理水平的幾點建議
(一)積極更新觀念，努力實現(xiàn)“兩個轉變”。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，而檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎是管理思想的現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，切實轉變重管輕用、等客上門等傳統(tǒng)守舊的思想觀念，真正實現(xiàn)檔案管理由被動式服務向主動式服務的轉變，由封閉式服務向開放式服務的轉變，使檔案工作更好地適應企業(yè)發(fā)展的需要。
(二)不斷加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。一是要加大檔案專用經費的投入力度。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作。三是注意面向社會搞好服務。及時開發(fā)出豐富的檔案部門的廣泛運用，又將為檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現(xiàn)代化技術手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會和經濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
(三)注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機制。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標準。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。
(四)加強培訓，打造復合型現(xiàn)代化管理隊伍。檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質量。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。實踐證明，只有具備先進的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。(中國鞋網-最權威最專業(yè)的鞋業(yè)資訊中心)
