業(yè)務(wù)員成長過程中必不可少的一項訓練就是：溝通!溝通在很多時候可以說成是打交道， 為什么貨主在和貨代打交道的過程中總是有不愉快會發(fā)生呢?貨主和貨代溝通的時候需要注意些什么問題?和貨代打交道到底有沒有技巧?如果想讓你的合作更順利，那么就一起來討論一下吧
了解行情，就比較好講價了，節(jié)省一點運費開支。但是，注意不要太苛刻。行走江湖，互利互助，分利于人，大家關(guān)系才能長久。貨代就是靠這個吃飯的，如果咱們太摳，導致貨代沒什么利潤，他們自然就沒有幫忙的動力。特別是艙位緊張的時候，不免會有貨物被延誤，不能上船而拖遲。此時，貨代多半會優(yōu)先安排那些有利潤可圖的貨物，運費太“摳”的自然就被拋下了。所以，出于長期合作，關(guān)鍵時候靠貨代大力幫忙的因素考慮，不必太計較那幾十百把塊錢的，讓貨代有錢可賺，才有殷勤服務(wù)的積極性。
講價的時候還要注意，國際海運價總是浮動的。根據(jù)貨運淡旺季和燃油價格的變動，會有小幅漲跌，有時候漲跌甚至會達到每個20尺柜上百美元。這個價格的波動不由貨代控制而是船東說了算，貨代通常只能確認預知本月的價格�？蓪嶋H上咱們常常需要預先問價，以便根據(jù)海運價格核算對外報價，考慮到交易磋商周期，很可能一兩個月以后才出貨。所以，向貨代詢問價格的時候，不妨告訴他們你大致的出貨時間，請貨代告知可能的運費變動趨勢，以便核算對外報價的時候留點余地。當然，一些貨代急于招攬生意，詢問他們的時候永遠會說“要盡快訂艙，下個月會漲價”云云，不必理睬他們。多問幾家，了解實際的趨勢，并選擇那些能夠如實相告、提供合理建議的貨代來合作。
找好貨代，談好價格以后，咱們也要積極配合貨代的工作。把運輸安排得穩(wěn)妥周詳一些，只要條件允許，工作就提前一點，給貨代足夠的時間來操作。一般說來過程是這樣的：
1.向貨代訂艙;
2.貨代傳真貨物進倉通知;
3.整柜貨物的，貨代安排集裝箱拖車;拼柜貨物的，按照貨代進倉通知的指示按時送進指定倉庫;
4.把報關(guān)資料(即報關(guān)所需的發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單、核銷單及其它所需單證)及時交給貨代，委托貨代報關(guān)。如果是自己報關(guān)的，則按照貨代規(guī)定的時限內(nèi)完成報關(guān);
5.報關(guān)裝船的同時，與貨代核對提單內(nèi)容，把客戶對提單的種種要求告訴貨代，請貨代按照要求制單。貨代以咱們最后確認的內(nèi)容格式出具提單;
6.船開后，貨代通知所需費用，并出具運費發(fā)票。咱們付清費用，取得提單;
7.月余左右時間，報關(guān)時候交給海關(guān)的報關(guān)單一部分和核銷單退回來。如果是委托貨代報關(guān)的，貨代應(yīng)將這些單據(jù)及時轉(zhuǎn)交咱們，以便辦理核銷事宜。
時間安排上則很有講究。一般采取倒推計算方法，先確定最后期限，再根據(jù)操作步驟倒推計算時間。
舉例，假設(shè)咱們與客戶擬定10月20日出貨，運往澳大利亞的悉尼港口。注意并不是每天都有船開往悉尼的。開船航次通常會以周為單位，比如說規(guī)定逢周二、周五有船。經(jīng)查20日是周四，之前最接近的航次是18日周二的船。這樣一來，18日才是咱們實際操作中的最后交貨日(可能的話，最好安排提前一個航次，比如說14日周五的船。這樣即使屆時有什么延誤趕不上船，咱們也還可以走18日的航次，期限內(nèi)完成交貨。否則就只能通過倒簽提單解決了)。
18日的船，按照規(guī)定必須提前半天到一天截止裝船，即行話中的“截放”，更須提前一兩天完成報關(guān)裝船事宜，行話稱為“截關(guān)”。故一般情況下我們應(yīng)在16日左右把貨物運至碼頭并完成報關(guān)。而在本案例中，16日逢周日，穩(wěn)妥起見，最好在上周五即14日完成報關(guān)�？紤]到訂艙及安排拖車裝柜所需時間，提前一周為宜。所以，11日左右向貨代訂艙，14日左右完成報關(guān)，18日如期上船是本案例中比較穩(wěn)妥的辦法。可見，合同約定20日交貨的，到了實際操作中咱們11日就要動手準備了。
當然，緊急情況下通過貨代幫忙，咱們可以在短時間內(nèi)完成報關(guān)出貨。仍依上例，18日的船17日才完成報關(guān)上船的也不是不可能，但畢竟太玄，非常規(guī)做法。
了解了過程，基本上就理解了時間安排的慣例，即一般提前1周訂艙，提前兩天完成貨物進倉和報關(guān)事宜。在與貨代配合熟稔之后，時間可以安排得緊湊一些，提前三五天訂艙都還趕得及。
其中需要格外注意的就是節(jié)假日和周末的影響。因為報關(guān)出運需要出口方、貨代、碼頭、海關(guān)等幾方操作，節(jié)假日和周末特別容易造成配合與聯(lián)系上的脫節(jié)。尤其春節(jié)、“五一”、“十一”長假，是海運出貨最容易出問題的時段，而一旦出問題就沒法及時解決。因此在與客戶訂立合同的時候，最好避免在長假內(nèi)出貨。實在需要假期內(nèi)出貨的，首先把“官方機構(gòu)”的銜接工作在假期前解決，同時與貨代工廠之間保持密切聯(lián)系，索要經(jīng)手人的手機號等應(yīng)急聯(lián)系方式，預先理順操作環(huán)節(jié)，估計可能的意外并準備必要的應(yīng)急預案。
剛開始做外貿(mào)的時候該準備些什么，如何在網(wǎng)上尋找客戶，如何計算產(chǎn)品的價格，如何報價等等，這些東西都并不難。只有等客戶確實有采購意向了，外貿(mào)才真正進入實質(zhì)性階段。之前的工作，只要知道如何做就行，而接下來，就多少需要一點理論基礎(chǔ)了，得知道“為什么要這么做”，一來不至于被各類手續(xù)搞暈，二來咱們也可以清楚哪些地方需要循規(guī)蹈矩，那些地方可以耍點兒花招---不靈活應(yīng)對，如何斗得過外貿(mào)界那些如狼似虎的競爭者?不必擔心，這里說的“理論基礎(chǔ)”不是教科書上那些望而生畏的公式。不過話說回來,如果正經(jīng)學過國際貿(mào)易，對理解這些東西大有好處，人家大學四年也不是白混的。
外貿(mào)是什么?路人甲：“我知道!---外貿(mào)就是跟外國人做生意!”。不，弟兄們修煉到目前的層次，答案就不一樣了：所謂外貿(mào)，就是買賣一堆紙片。
對比一下外貿(mào)和咱們到樓下菜場買個西瓜的不同點：買西瓜的時候，現(xiàn)看現(xiàn)挑，八角塊二地砍價，講好選好，給錢抱瓜走人。外貿(mào)就不行。首先雙方一般見不著面，也看不到貨(可以看個樣品，但畢竟不是真正交易的大貨)。量又大，不管擱誰手里都得花一大筆的儲藏費。路又遠，運費貴----按外貿(mào)行業(yè)最便宜的海運集裝箱運輸方式算，一個集裝箱從廣州運到德國漢堡，光運費就上萬。再加上國家貿(mào)易以中間商批發(fā)商居多，香港商人從大陸采購，也許是賣到美國。這么一堆貨物在世界上搬來搬去，成本算下來大米都要變黃金了。怎么辦?干脆，貨盡量不動，用一套文件作為貨物的代表與象征，貿(mào)易商之間就倒賣這套文件，最后誰拿到這堆紙片，這批貨物就算誰的，方便省錢。
這樣一來，貨物在外貿(mào)中，基本上就在三點移動：出發(fā)地港口、遠洋貨輪、目的地港口。而代表貨物的文件，則盡情折騰轉(zhuǎn)手不礙事。(來源：英語外貿(mào)苑 )
