一、Courtesy禮貌
語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。
例如：
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlate
stcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.Youwillbeparticularly
interestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof
20May.
二、Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。
例如：
"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。
三、Completeness完整
一封商業(yè)信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity清楚
意思表達明確，要注意：
(一)避免用詞錯誤：
例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此處bimonthly有歧義：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
(二)注意詞語所放的位置：
例如：
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者則有兩種商品以上的含義。
(三)注意句子的結構：
例如：
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.
五、Conciseness簡潔
(一)避免廢話連篇：
例如：
1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改為：Weappreciateyourletter...
2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改為:Weenclosetwocopiesof...
(二)避免不必要的重復：
(三)短句、單詞的運用：
Enclosedherewith----->enclosedatthistime----->nowduetothefactthat---->becauseadraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000
六、Concreteness具體
七、Correctness正確
