巧溝通 管理員工十大技巧

    經(jīng)理人經(jīng)常要面對這樣的難題：下屬績效差怎么辦？下屬悶聲不響怎么辦？下屬牢騷滿腹怎么辦？這些管人的難題，要求經(jīng)理人具有人際溝通智能（people－smart）。古人說：天時不如地利，地利不如人和。人際溝通智能的核心就是強調(diào)要以和諧為最高原則來處理各種人際關(guān)系。

　　善用人際溝通智能的經(jīng)理人，能夠巧妙地處理管人的十大難題，在建立和諧的人際關(guān)系的同時，提升員工以及企業(yè)的績效。

　　對于員工來說，今天的工作環(huán)境越來越復(fù)雜，競爭壓力也越來越大。對于經(jīng)理人來說，管理員工的績效和行為也變得越發(fā)重要。如今，管理者在公司生活中面臨的挑戰(zhàn)主要有：

　　提高產(chǎn)出：在資源缺乏、士氣低落之時還要提高團隊的生產(chǎn)率并加強團隊間的合作。

　　捏合團隊：員工背景的多樣化和工作場所虛擬化造成的隔閡需要化解，員工間的理解與溝通需要加強。

　　培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)：把下屬的經(jīng)理人培養(yǎng)成能使員工全力以赴、盡情發(fā)揮的領(lǐng)導(dǎo)人，而非只會疲于奔命的救火員.

　　在面對客戶、同事、經(jīng)理以及下屬人員時，管理者幾乎每天都會遇到這些與人際關(guān)系相關(guān)的難題。單位中的人際關(guān)系不可能是一團和氣的。在很多企業(yè)中，員工之間的關(guān)系困境不斷加劇。在最近的一次調(diào)查中，接近70%的企業(yè)人員認為自己受到了同事的粗暴對待和貶低排擠。反過來，他們又以詆毀企業(yè)、故意延誤工作任務(wù)和無禮對待客戶的方式進行報復(fù)。

　　身處日益惡化的企業(yè)人際關(guān)系之中，睚眥必報、灰心喪氣或者憤世嫉俗的態(tài)度都是極其不可取的。這樣做只會使形勢變得每況愈下。 人際溝通智能（people-smart）的策略是擺脫這種困境的惟一方法。

　　使用人際溝通智能策略的管理者能夠在工作中充分發(fā)掘他人最優(yōu)秀的一面。他們懂得如何打開他人心扉，而不是令人心存戒備、拒人于千里之外。他們不制造緊張氣氛，而是非常善于緩和緊張局面。他們以身作則，為他人樹立了良好的榜樣，并能夠?qū)δ切┎簧朴谂c人相處的員工產(chǎn)生積極的影響。在出現(xiàn)下述十種緊張局面時，人際溝通智能的作用體現(xiàn)得尤為突出。

　　新員工不了解團隊術(shù)語

　　文化不同，語言習(xí)慣與表達意見的方式也不同。此外，幾乎每一個行業(yè)，甚至每一個企業(yè)都有自己的一套術(shù)語，其含義是局外人與新來者無法領(lǐng)會的。作為領(lǐng)導(dǎo)或者同事，如何幫助新員工克服這一障礙？你可以采取下面兩種方法。

　　主動為新人提供翻譯幫助。首先要確定那些外人難以領(lǐng)會的術(shù)語以及這些詞匯可能引起的迷惑，然后主動為新人解釋那些他們不懂的語言。比如，本，你好像不明白桑迪說的午餐學(xué)習(xí)計劃。我來給你說明一下……如果你的企業(yè)為新員工發(fā)放工作程序手冊或其他指導(dǎo)資料的話，還可以考慮在里面增加內(nèi)部術(shù)語詞匯表的內(nèi)容。

　　變化表達方式。不要固守傳統(tǒng)的內(nèi)部表達方式，應(yīng)當(dāng)時常采用一些新的方法，措辭上盡量做到通俗易懂。你的成員可能習(xí)慣用棒球術(shù)語來描述某位有團隊精神的人，例如他清楚什么時候應(yīng)該恰到好處地放個短打，而不是每次都拼了命要把球擊出體育場.這時，你應(yīng)該嘗試換一種說法，例如大家在管理這個項目時，就像熱門電視劇中的全體演職員一樣默契.

　　語言是一個群體吸納或排斥外來成員的最有效的工具之一。只有留心工作隊伍內(nèi)對專門性語言的使用，并積極幫助新成員融入集體，才能在團隊內(nèi)部實現(xiàn)人際和諧。

員工業(yè)績滑坡

　　你只有首先了解了員工出現(xiàn)的問題，才能夠設(shè)法解決問題。你應(yīng)當(dāng)采用面談的方式了解他們對現(xiàn)狀的看法，而不應(yīng)當(dāng)采取質(zhì)問的態(tài)度。面談是一種積極的傾聽，其目的是獲得真實的情況，絕不應(yīng)有盛氣凌人的質(zhì)詢的傾向。 在這種面談中，你應(yīng)當(dāng)耐心地與下屬促膝談心，采取一種平和而坦誠的態(tài)度提出你的問題，告訴他你注意到他的業(yè)績近來有所下降，并征求他對這種情況的看法。你可以這樣問：與你過去的報告相比較，你覺得你的這份報告怎樣？在他回答的時候，要注意認真傾聽并做出回應(yīng)。最好的辦法就是對他的回答進行歸納與解釋。

　　通過歸納，你實際上是用你自己的語言對談話中的重要內(nèi)容進行了言簡意賅的反饋。所以，你與下屬之間的談話大致會是這樣的：

　　你：你覺得，與你過去的報告相比較，你的這份業(yè)績報告怎么樣？

　　下屬：我覺得這一階段的業(yè)績水平是有些下降了。對不起。

　　你：嗯，看來你對這一點也不是十分滿意。那么照你看來，要怎樣做才能扭轉(zhuǎn)這個局面呢？

　　下屬：因為吉姆調(diào)到銷售部去了，我就不能像以前那樣得到我需要的信息。我覺得這一點直接影響了我的業(yè)績。

　　你：聽起來你好像有些怨氣。

　　下屬：我當(dāng)然有怨氣啦！我的工作表現(xiàn)根本沒有問題�？墒侨鄙倭藨�(yīng)有的支持，我怎么可能保持工作成績呢？

　　你在深入了解了真實情況之后，就能夠進入解決問題的階段了。只有搞清楚問題的本質(zhì)，你才能夠找到卓有成效的解決方案。

　　你懷疑下屬是否理解你的指令

　　不要問清楚了嗎之類的問題。對這種問題的回答不過只是簡單的是或否，對于澄清你的疑問幾乎沒有任何幫助。你的助手們可能只是自以為理解了你的指令，只有等到造成了損失才能發(fā)現(xiàn)他們的錯誤。要驗證下屬對你的命令的領(lǐng)會程度，不妨考慮一下下列辦法：

　　詢問如果發(fā)生某種情況，你怎么辦一類的問題。提出一些假設(shè)性質(zhì)的情況，以檢查你的員工是否能夠貫徹你的指令。提出問題時要注意策略，不要傷害到員工的自尊心。比如，你可以說：這些指令聽上去好像很簡單，其實有時候不太說得明白。比如說，如果……，你怎么辦呢？

　　要求下屬證明給你看。請你的下屬們對你所布置的活動或任務(wù)進行一個簡要的示范。你要盡量把這種對下屬的考察搞得像是一次預(yù)演，讓員工們認為你們這樣做的目的是對活動的程序進行檢驗（而不是針對他們自身）�；蛘撸�你還可以真的搞一次試運行，使大家都能夠?qū)��?zhí)行程序進行評估，并做出必要的調(diào)整與改進。

　　督促員工全力以赴

　　如果你沒有直截了當(dāng)、清楚明白地對員工做出明確的要求和布置，現(xiàn)在，就應(yīng)當(dāng)向他們明確你對他們的看法與要求。首先要把自己的立場完全想清楚：你對每個團隊成員的要求到底是什么？明確你對所提要求的堅決程度，并為你的要求提供簡要而合理的依據(jù)。一旦確定了這些問題，就該對你的人員大聲發(fā)布指令。如果有人提出異議，要保持冷靜與自信，千萬不要大動肝火。你應(yīng)該堅持自己的立場，對反對的意見表示理解，同時重申你的要求：雷，我知道你這一周很不容易。但是弗蘭克周五就要我們交報告，所以我們恐怕都要加一些班才能按時完成。你愿意承擔(dān)哪一部分呢？ 另一個方法是與同事們坐下來，提出你對他們各自的工作表現(xiàn)的看法。不要等到出現(xiàn)了危機才來進行反思。選擇一個安靜的時間，心平氣和地說出你對當(dāng)前狀況的看法以及這一現(xiàn)狀對你與整個部門工作效率的影響。你需要提出具體的實例和改進的設(shè)想。然后，要注意你的同事們的反應(yīng)，詢問他們計劃采取什么措施改變現(xiàn)有的局面。

　　處理績效低下員工

　　對于這樣的人員，你表現(xiàn)了耐心，提供了協(xié)助，但是收效甚微。這時，與其坐等成果慢慢出現(xiàn)，不如主動加大行動力度，采取換檔加速式的新方法。

　　在傳統(tǒng)的關(guān)系模式中，換檔的手段通常是指換慢檔，即減輕員工的壓力、對后進人員給予積極的支援與鼓勵，或是耐心地與之建立和諧與信任的關(guān)系。但是，不妨采取一種新的督促方式，嚴(yán)格要求，狠抓下屬人員的工作業(yè)績。你可以這樣說：現(xiàn)在，我們來統(tǒng)一一下對現(xiàn)狀的認識。我想知道你為了保住工作，打算做出哪些改進。然后，傾聽他的計劃并且做出反應(yīng)。不錯，你很清楚我對你的期望與要求。那么，從明天開始，你每天一上班，我們兩人先開一個五分鐘的碰頭會，你要告訴我你這一天的工作安排。下班前，我們再花五分鐘的時間，總結(jié)你當(dāng)天的工作成果。

　　接著，你必須堅決落實這個計劃，堅持你對該員工的要求與反饋。這樣做并不能保證員工的表現(xiàn)有所改善，但是至少確保了他決不會出現(xiàn)退步。
員工在工作中半途而廢

　　員工無法履行工作承諾的情況屢見不鮮。要鼓勵員工繼續(xù)努力，關(guān)鍵是要堅持不懈。但是堅持不懈并不等于嘮叨不休。嘮叨抱怨的人通常表現(xiàn)出的是一種失敗與挫折的情緒，而堅持不懈則需要采取策略。鼓勵員工繼續(xù)努力，可以采用以下三種策略： 提醒：如果你發(fā)現(xiàn)某個員工有半途而廢的明確跡象，一定要不斷提醒他你的要求，但是不要批評或者帶有嚴(yán)厲的情緒。對一切積極的努力都要給予贊賞。比如，瓊，只是提醒你一下，我這周四要去匯報工作。那些數(shù)字你弄得怎么樣了？很好，很高興看到你把這件事列入了工作計劃。我們周二再碰一下頭，看你完成得怎么樣了。

　　要求：與提醒不同，要求則是明確對人員施加壓力，迫使他制訂出實際的行動計劃。在提出要求的時侯，首先指出對方行為的錯誤之處，然后再詢問對方打算如何補救。比如，瓊，明天就要匯報了，但是你還沒有把答應(yīng)給我的數(shù)字交給我。現(xiàn)在你打算怎么辦呢？如果對方做出的保證可以接受，你可以說：我對你的保證感到滿意，希望你能夠說到做到。

　　鼓勵：如果你看到員工在向著你所要求的目標(biāo)努力，應(yīng)當(dāng)恰如其分地給予鼓勵。比如，瓊，我聽馬丁說，你問他在哪里可以找到我需要的數(shù)字。很高興你正在努力。

　　打破員工的沉默

　　如果你的下屬保持沉默，只是說：我不知道。你就需要提出更加明確具體的問題。例如：

　　如果你愿意說的話，你覺得這個提議中哪一部分最好？

　　你覺得是什么使你覺得很難對這一問題發(fā)表意見呢？

　　你怎么看報告的最后一部分？

　　等他回答了這些問題之后，可以利用表達觀點、給出理由和提供框架等手段，提出后續(xù)問題，獲得反饋：

　　觀點：在詢問別人之前，首先提出你自己的看法。比如，我覺得我們提供的數(shù)據(jù)本來可以更充分一些。你覺得呢？這種態(tài)度可以向?qū)Ψ奖砻�，你是歡迎建設(shè)性的批評意見的。

　　理由：提出無可辯駁的理由，證明你需要了解對方的意見。比如，這份報告我已經(jīng)寫了很久，腦子都有些麻木了�，F(xiàn)在正是急需你的新觀點的時候。

　　框架：為方便員工提出自己的意見，可以為他準(zhǔn)備一份問題清單，或者通過電子郵件提出你的問題。與當(dāng)面詢問相比，這樣做可以使員工有更充分的時間先整理自己的想法和思路，然后再回來表明意見。

　　與牢騷不斷的員工打交道

　　一個團隊里如果有一個總是牢騷不斷的成員，就好像是辦公室里安放了一個不斷播放哀樂的喇叭，可以搞得全體人員情緒低落。這個問題必須由你來解決。你應(yīng)當(dāng)與這位消極先生單獨談話。在表達意見的時候，既要表示理解，同時又要態(tài)度堅決。

　　首先，你要搞清楚他是否意識到自己總是在抱怨。這時應(yīng)當(dāng)給予他一些理解與支持。然后，要向他說明他的行為的后果，并提出解決的辦法：如果抱怨已經(jīng)成為你的本能反應(yīng)，就會產(chǎn)生兩個后果。其一，別人對你敬而遠之，退避三舍；其二，你的怨言也傳播了一種消極情緒。這兩個后果對你個人和團隊都沒有好處。如果你覺得不吐不快的話，那我們就一起來找出你的困難，看看能否加以解決。

　　為確保他完全理解你的意見，你可以接著問他：你明白我的意思了嗎？或者你對我的話有什么問題和意見嗎？

　　一定要讓這位牢騷不斷的人員清楚，你希望他直接向你反映他的問題，而不是在團隊里到處散播。同時，對他改正習(xí)慣的努力要給予積極的肯定。你可以說：加利，看到你這樣痛快地接受了那個新任務(wù)，我真高興。你可幫了我的大忙了。

　　團隊成員的話語權(quán)不平等

　　如果一些人員在討論中包攬了所有的發(fā)言，那些比較沉默寡言的人員就會慢慢放棄發(fā)言機會。而他們越不發(fā)言，那些積極發(fā)言的人就需要說得更多以避免冷場。長此以往，就形成了一個惡性循環(huán)。采取下列策略有助于改變這種情況：

　　在征求他人意見時，可以這樣問：哪幾位想說說想法？通常，會有幾個人舉手。這時候你就可以說：我想聽到三個人的意見。這樣一來，你就表明了自己希望聽到那些不常發(fā)言的人員的意見。

　　使討論的形式多樣化，以鼓勵參與精神。比如采用人人發(fā)言的形式，使每個人都有機會進行簡短的陳述�；蛘呖梢越M織二人或多人小組進行分組討論，然后再在全體范圍內(nèi)交換討論意見。

　　為討論設(shè)定長期的或暫時的基本規(guī)則。比如，你可以建議：我希望每個人都能夠暢所欲言，并且形成一個慣例，在別人發(fā)言時認真傾聽，不要隨便插話。或者，你還可以改變固有的討論程序，宣布在十五分鐘之內(nèi)，任何人不得重復(fù)發(fā)言，確保所有希望表達自己觀點的人員都能得到發(fā)言的機會。

　　如果有人確實壟斷了發(fā)言的機會，你就應(yīng)該積極地傾聽，不失時機地插話，對他的意見進行簡要的總結(jié)，并詢問別人的意見。如果此人繼續(xù)滔滔不絕地把持著討論，你就需要與他進行個別談話，解決這一問題。你不妨請他幫助你，鼓勵那些沉默的人員積極發(fā)言。

　　員工超負荷工作

　　員工們在自顧不暇的情況下，是很難實現(xiàn)互相協(xié)作的。此時，千萬不可表現(xiàn)出惱火的情緒，那樣做只會增加他們的壓力。要想最大限度地獲得他們的支持與合作，可以采取下列策略：

　　確定工作的優(yōu)先順序。不要總喊狼來了，切忌夸大自己的需要。確保一個尊重他人意見的工作環(huán)境，使大家愿意主動向你表達自己的看法并提供幫助。

　　密切聯(lián)系下屬核心人員。重視與你的工作密切相關(guān)的重要人員，把你的工作情況及時通報給他們，他們可能會更加主動地提供自己的意見，同時由于了解了具體情況，他們的協(xié)助也就更加具有針對性。實現(xiàn)與他們的密切聯(lián)系，采用簡短而不必回復(fù)的電子郵件就可以了。

　　為員工的回應(yīng)提供方便條件。要求你的下屬員工采用簡便省時的方式與你交流。如果打電話就可以解決問題，就無需召開會議了。如果你通過電子郵件向人們提出問題或困難，最好盡量提供一些可能的解決方案供他們考慮。

　　互惠回報。對別人花費時間來幫助你要報以由衷的感謝。在力所能及時，也要主動對別人提供幫助。

　　最后一點，在別人沒時間幫助你的時候應(yīng)當(dāng)表示理解。你要說：我知道，如果你有時間的話一定會幫助我的。下次再說吧。

　　打交道的人多了，你難免會發(fā)現(xiàn)有些人的行為和性格令人難以理解。這些不愉快的經(jīng)歷經(jīng)常會使你感到沮喪甚至惱怒。采取人際溝通智能策略處理人際關(guān)系的人不會對這種經(jīng)歷感到困擾，而是去努力理解這些行為的原因。