企業(yè)崗位說明書編寫的誤區(qū)分析

規(guī)范的崗位說明書明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點、工作目標等重要因素，能為企業(yè)進行工作評價、人員招聘、績效考核、確定培訓需求、薪酬管理提供依據(jù)，但是很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)崗位說明書編制后，對于改善本企業(yè)的績效、提升人力資源管理工作效率并無預期的作用，崗位說明書規(guī)范和制約作用也無法體現(xiàn)。原因何在呢？ 一、職責界定不明確，任務交叉沒有理順 我國企業(yè)目前普遍存在著崗位職責不清、任務指派隨意性較大、能者多勞、出現(xiàn)問題互相推諉等管理混亂的現(xiàn)象，因此，崗位說明書不應是簡單的對目前崗位工作任務的要求和描述，而應該通過崗位說明書的撰寫達到明確各崗位的職責權限，規(guī)范工作流程，實現(xiàn)科學管理的目的。在編制崗位說明書之前，必須進行認真的工作分析和調查，了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級的關系、任職資格等因素。在實際操作中，可靈活選擇用問卷調查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法進行。 在界定崗位職責時，首先應編寫部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎，因此，界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時，可根據(jù)部門的工作任務進行分析，規(guī)范各項任務的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責權限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關系。當出現(xiàn)職責交叉現(xiàn)象時，應具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。 其次，將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務量和工作的要求，應將部門的工作任務合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，并明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對于多個崗位承擔某一共同任務時，應用規(guī)范的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項：會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析。 二、描述不規(guī)范，用語不準確 崗位職責的描述應能準確、清晰、真實的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規(guī)范性責利關系�？墒呛芏嗥髽I(yè)的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇，籠統(tǒng)地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述流于一般化、普遍化，出現(xiàn)“千崗一面”現(xiàn)象，或者使崗位職責描述過小或者過大，根據(jù)崗位說明書的描述方式和用語顯得尤為重要。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”，動詞的選擇可參照表1，賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作的完成要實現(xiàn)的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支撐”。 三、宣傳不到位，員工不理解 崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規(guī)范，目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與。可惜很多部門主管都像在應付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機會與員工進行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之后，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認為崗位說明書是對他們工作的限制，出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設。 此外，對任職資格的界定，會使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業(yè)中若是按照行業(yè)通行的標準對崗位任職資格進行界定，很多老員工的學歷或者技能達不到企業(yè)要求，他們就會認為崗位說明書是人力資源部給他們設置的障礙，擔心未來的職業(yè)發(fā)展。而另一種情況是企業(yè)為了培養(yǎng)和鍛煉人才，往往會將一些重點培養(yǎng)對象放在基層工作一段時間，這些人才的素質和技能都會遠高于崗位的要求，他們的心理就會失衡，若是不及時引導，將會導致優(yōu)秀人才的流失，給企業(yè)造成重大損失。因此，企業(yè)在編寫崗位說明書時，應由各部門的主管負責，人力資源為其提供格式和方法，并予以及時的指導和審核。而且應做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內容的含義。對現(xiàn)行人員配置達不到或者遠超出企業(yè)要求現(xiàn)象，企業(yè)應向員工解釋其原因，打消他們的思想疑慮，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。 四、定位不明晰，高層不認同 HR經理在編寫崗位說明書時，如果原有的崗位職責界定不清，那么就要對原有的崗位職責進行一次大盤點，編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨著兩種選擇：對現(xiàn)狀的描述和對未來的描述，即崗位職責“是什么”和“應是什么”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責“應是什么”，則在界定崗位職責時必須對現(xiàn)存的職責交叉、職權不明的現(xiàn)象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動，可能招致員工的抵制和反對。 因此，在編寫之前，HR經理應和相關的高層領導進行討論，認清規(guī)范崗位職責的意義，明確崗位說明書的定位，并取得領導對職責變革的理解和支持。在崗位說明書實施過程中高層領導應率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理。 五、管理不及時 隨著時代的進步和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中部門的職責及崗位的工作內容也會不斷地發(fā)生變化，尤其是網絡時代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說明書應至少每1~2年修改一次，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進行選擇。但是當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調整時，應及時修訂崗位說明書。我國很多企業(yè)都注重崗位說明書的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。 因此，崗位說明書的格式要求簡潔實用，重點突出，項目不宜過多。而且制定動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。（李燕萍、翁艷娟）