項目溝通：小故事中的大道理

一、溝通與效率 　　項目中有很多工作需要充分溝通。確立目標(biāo)，達成共識需要溝通；明確職責(zé)，分工協(xié)作需要溝通；工作匯報，意見交流還離不開溝通。溝通障礙往往會造成項目多次返工，事倍功半，嚴重時會釀成不可挽回的損失，導(dǎo)致項目失敗。下面的故事能說明這個道理： 　　一位教授精心準備一個重要會議上的演講，會議的規(guī)格之高、規(guī)模之大都是他平生第一次遇到的。全家都為教授的這一次露臉而激動，為此，老婆專門為他選購了一身西裝。晚飯時，老婆問西裝合身不，教授說上身很好，褲腿長了那么兩公分，倒是能穿，影響不大。 　　晚上教授早早就睡了。老媽卻睡不著，琢磨著兒子這么隆重的演講，西褲長了怎么能行，反正人老了也沒瞌睡，就翻身下床，把西裝的褲腿剪掉兩公分，縫好燙平，然后安心的入睡了。早上五點半，老婆睡醒了,因為家有大事，所以起來比往常早些，想起老公西褲的事，心想時間還來得及，便拿來西褲又剪掉兩公分，縫好燙平，愜意的去做早餐了。一會，女兒也早早起床了，看媽媽的早餐還沒有做好，就想起爸爸西褲的事情，尋思自己也能為爸爸做點事情了，便拿來西褲，再剪短兩公分，縫好燙平　…… 　　這個褲子還能不能穿？　 　　這個故事我講課時經(jīng)常講，聽者沒有不捧腹的，可分析了背后的道理就再也沒人笑得起來了。故事中的主人公們因為溝通不到位，付出了三倍的勞動得到的結(jié)果卻是廢了一條褲子。究其原因，首先教授沒有明確目標(biāo)和分工——褲子要不要剪短，由誰來剪斷，其次老媽、老婆、女兒在行動之前沒有征詢家庭（項目組）其他成員的意見。所以造成吃力不討好的結(jié)局，所以我經(jīng)常講：溝而不通，費時誤工。這種情況在我們的項目中非常多見，由于缺乏溝通，兩個小組同時對一個版本進行升級，結(jié)果兩個版本合不在一起；由于缺乏溝通，項目組的行動和客戶的需求發(fā)生偏差，造成大量的返工和浪費；由于缺乏溝通，沖突不斷出現(xiàn)，造成客戶和項目組矛盾重重，項目組內(nèi)部凝聚力下降，甚至關(guān)鍵人物拂袖離去。我見過不少工程師總希望通過默不作聲的多干活來彌補自己的拙于溝通的缺陷，孰不知，項目中用鉆研技術(shù)和勉力蠻干的方式需要溝通協(xié)調(diào)的問題猶如南轅北轍。 　　 二、溝通與成本 　　溝通的重要性是毋庸置疑的，但項目經(jīng)理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進而會影響整個項目的成本和進度。譬如開會，有人總結(jié)出一個會議的成本＝（與會人工資＋日常開支＋找不到你的人的工資）×人數(shù)×?xí)�議時間＋會議本身支出。大家可以據(jù)此計算一下一個無效會議浪費的成本。 　　所以，要盡量采取節(jié)省成本的方式達到溝通的目的，能網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達到目的的，不必面談；能用規(guī)章制度標(biāo)準化的事情，沒必要個案溝通。下面的故事也許會給您一些啟發(fā)： 　　上世紀八十年代，有一對兩地分居的夫婦，丈夫留學(xué)美國，妻子在國內(nèi)上班。當(dāng)時的電話資費非常貴，每分鐘要二三十元錢，這對夫婦溝通的成本很高。后來他們想了一個既省錢又能保證每天都能溝通的辦法。他們約定：當(dāng)電話鈴響一聲就掛斷的話，含義是：我很好，不要掛念；當(dāng)電話鈴響兩聲掛斷的話，含義是：你的回信我收到了，請放心；當(dāng)電話鈴響三聲掛斷，含義是:我的信件寄出，注意查收；鈴響三聲以后還不掛斷，代表我確實有話要說，請接電話。 　　故事中的夫婦巧妙利用打電話的約定，將他們的溝通模式化，標(biāo)準化，于是大大節(jié)省了例行溝通的成本，只有例外情況才付費用。當(dāng)然，隨著科技的發(fā)展，解決這個問題的途經(jīng)很多，成本也很低，但故事中想方設(shè)法降低溝通成本的思想值得借鑒。 　　 三、溝通與專業(yè)技術(shù) 　　項目經(jīng)理未必是樣樣都很專業(yè)的專才，但至少應(yīng)該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復(fù)雜的大型項目管好。對項目中某一專業(yè)領(lǐng)域一點也不懂的項目經(jīng)理，就很難與項目組中該領(lǐng)域的成員溝通，難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量——因為有效溝通的前提是彼此能夠正確解析對方的信號。項目經(jīng)理必須懂得一些領(lǐng)域的專業(yè)語言（術(shù)語），才能和項目組中的專業(yè)成員有效交流。 　　有這么一個笑話： 　　一家飯店剛招來一個服務(wù)員，第一天上班，飯店來了一撥食客。服務(wù)員招呼他們落座后，為首的客人道：“服務(wù)員，茶！” 　　　　　　 　　服務(wù)員開始數(shù)人：“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10�！比缓蠡卮穑骸笆畟��！闭f完侍立一旁。 　　　　　　 　　等了一會，客人見茶還不上來，又喊：“服務(wù)員，倒茶！” 　　　　　　 　　服務(wù)員倒著數(shù)了一遍人數(shù)：“10,9,8,6,5,4,3,2,1�！贝鸬溃骸斑�是十個！” 　　　　　　 　　客人感覺很納悶，問：“我讓你倒茶，你數(shù)啥？” 　　　　　 　　服務(wù)員以為客人問她的屬相，便脫口而出：“我屬（數(shù)）豬！” 　　這個服務(wù)員先把“茶”聽成“查”，“倒茶”理解為倒著查，又把數(shù)數(shù)的“數(shù)”理解為屬相的“屬”，讓客人啼笑皆非。因為她不還沒有適應(yīng)新的語言環(huán)境，不能正確解析客人的話。不懂專業(yè)的項目經(jīng)理跟專業(yè)技術(shù)人員交流，就有點像那位服務(wù)員對客人。一些高水平的技術(shù)人才即因為長期得不到項目經(jīng)理的理解而郁悶地離去。