10招提高你的工作效率

　　你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復(fù)雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內(nèi)，完成越來越多的事情。

    在如今越來越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，保持簡單是最好的應(yīng)對原則。簡單來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問專家比爾約翰遜給所有從業(yè)者的建議。

    以下就是約翰遜新書中整理出的10種最實用的、簡單的工作方法。

    一、搞清楚工作的目標與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機會

    你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源？

    二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

    對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。

    在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達到對方要求的目標？

    三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負擔

    手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r?如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。

    你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應(yīng)該自己承受問題。

    四、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意

    多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔心信息不夠多，萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰維佛所進行的研究，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。

    其實，這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。內(nèi)容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時，所得出的普遍性結(jié)論。

    你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準地掌控時間。

    五、簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間

    真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是報告，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。

    在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?

    接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內(nèi)容，其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。

    六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

    正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

    七、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機會

    最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。這是約翰遜在實施追求簡單的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。

    你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：⒈把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。⒉超過20個字就應(yīng)換行。⒊如果超過3行必須空行。

    八、當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

    不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。

    九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源

    老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題？是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。

    而且，不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達成目標。所以，你的重點在于老板所擔心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。

    當你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應(yīng)該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機會可高達八成以上。

    十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)

    你要做的只有以下兩件事情：

    1、至少每個月詢問你的主管：我做得如何？盡量提出具體的問題，例如：老板對于我所排定的進度是否有什么意見？我想會議流程非常順暢，你認為還有地方要改進的嗎？

    你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。

    2、至少每個月詢問：原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標勢必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認最優(yōu)先的目標是哪些。（來源：8020人才網(wǎng)）