工作分析的六個步驟

        在做工作分析時，應(yīng)當(dāng)按照以下六個步驟來進(jìn)行。
        一、確定工作分析信息的用途
        首先，在一開始要明確工作分析所獲得的信息將用于何種目的。其理由是：工作分析所獲得信息的用途直接決定了需要搜集何種類型的信息，以及使用何種技術(shù)來搜集這些信息。
        有些技術(shù)對于編寫工作說明書和為空缺的工作崗位甄選員工是極為有用的，例如，同在工作崗位上的員工進(jìn)行面談，讓他們自己說出自己所從事的工作的任務(wù)是什么，以及他們自己所負(fù)有的責(zé)任有哪些。而另一些工作分析技術(shù)，則不能提供上面所需要的那種描述性信息，因而無法滿足編寫工作描述這一任務(wù)的需要。但它所提供的信息卻有助于對每一種工作進(jìn)行量化排序，可以使得我們對各種工作進(jìn)行對比，因此，在確定工作報酬時，這種工作分析技術(shù)就十分有用了。由于以上這些原因，你在工作分析開始的第一步，就必須首先確定工作分析所得出的信息將被用于何種目的，只有這樣你才能確定采用何種相關(guān)技術(shù)去搜集這些信息。
        二、搜集與工作有關(guān)的背景信息
        接下來，可以先看看那些可得到的與工作有關(guān)的背景信息，如組織圖、工作流程圖和工作說明書等。組織圖顯示出了當(dāng)前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關(guān)系，以及它在整個組織中處于一種怎樣的地位。組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了誰應(yīng)當(dāng)向誰匯報工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進(jìn)行信息交流等等。
        在組織圖中只能簡單地獲知工作流動的方向，而工作流程圖則提供了與工作有關(guān)的更為詳細(xì)的信息。圖16-2所示的是一種最簡單的工作流程圖，它只顯示了當(dāng)前工作的投入流及其產(chǎn)出流。在該圖中，庫存控制員的工作流程包括：從供給者處接收到存貨；從兩位工廠管理者那里接到對存貨的要求；向這些管理者提供他們所需要的存貨；就庫存半成品的狀況向兩位管理者提供信息。最后，需要提到的是，如果有現(xiàn)成的工作說明書的話，它將是你審查并重新編寫工作說明書的一個很好的起點(diǎn)。
        三、選擇有代表性的工作進(jìn)行分析
        當(dāng)需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候，例如，對流水線上的工人所做的工作進(jìn)行分析，如果我們對他們所做的工作一個一個地進(jìn)行分析，必然非常耗費(fèi)時間。在這種情況下，選擇典型工作進(jìn)行分析顯然是十分必要同時也是比較合適的。
        四、搜集工作分析的信息

        在這一步，就是要通過搜集有關(guān)工作活動、工作對員工行為的要求、工作條件、工作對人員自身?xiàng)l件（如個人特點(diǎn)與執(zhí)行工作的能力等）的要求等方面的信息，來進(jìn)行實(shí)際的工作分析。
        五、同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息
        工作分析提供了與工作的性質(zhì)和功能有關(guān)的信息。而通過工作分析所得到的這些信息只有與從事這些工作的人員，以及他們的直接主管人員進(jìn)行核對才有可能不出現(xiàn)偏差。這一核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也有助于確定這些信息能否被所有與被分析工作相關(guān)的人所理解。此外，由于工作描述是反映工作承擔(dān)者的工作活動的，所以這一審查步驟實(shí)際上還為這些工作的承擔(dān)者提供了一個審查和修改工作描述的機(jī)會，而這無疑會有助于贏得大家對所搜集到的工作分析資料的認(rèn)可。
        六、編寫工作說明書和工作規(guī)范
        大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對從業(yè)人員的品質(zhì)、特點(diǎn)、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時候，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時候則合并在一份工作說明書之中。