職位說明書：結構 流程的工作描述

在我們介入中國某大型工程集團公司之前，其屬下一家統(tǒng)轄幾個省區(qū)域公司已經(jīng)聘請過一家咨詢公司幫助他們完善職位說明書系統(tǒng)。但在經(jīng)過了幾個月的無效工作后，咨詢公司無果而終，只好退出。當我們進入后看到他們最后提交的職位說明書系統(tǒng)后，這只是一個通用的模版，套在任何企業(yè)都管用的模版。其老總評價說只是在隔靴搔癢，根本貼近不了企業(yè)中來。為什么咨詢公司辛辛苦苦做出來的方案卻只能推進到這一步呢？這是一個值得我們深思的問題。在經(jīng)過我們的調(diào)查分析后，我們得出最主要的結論：

　　第一，工作分析工作最重要的問題是要解決好基礎問題，也就是有沒有追本溯源地去首先把部門及崗位在整個企業(yè)的結構及流程中所承擔的責任及價值分析清楚，那么得出來的工作描述必然無法滿足企業(yè)的需要，無法盡可能把展現(xiàn)出來崗位所應當承擔什么的職責及意義，也無法體現(xiàn)崗位在分工之后如何進行協(xié)作以形成統(tǒng)一的整體。

　　第二，工作分析編寫要和企業(yè)管理者緊密配合起來，因為每個崗位所要承擔的工作范圍以及如何開展只有他們最熟悉，單靠咨詢顧問自身的力量是做不好的。麥肯錫有句名言，咨詢項目做得越深，咨詢顧問越做不過客戶。為什么，客戶團隊在企業(yè)里，在該行業(yè)里摸爬滾打了多少年才積累起豐富的實踐經(jīng)驗，而咨詢顧問要靠短短的幾個月時間就要對企業(yè)機體有非常熟悉的理解是很難的，工作也很難做得象客戶團隊那樣細致。哪怕是咨詢顧問有相同行業(yè)的工作背景，但每家企業(yè)的實際情況、運營模式和內(nèi)部運作流程都是各有特色的。因此，最熟悉結構和流程的，莫過于客戶團隊了，咨詢團隊應當高度重視這一點，加大與客戶團隊之間的配合力度，才有可能做好這項富于挑戰(zhàn)性的工作。

　　在我們與該企業(yè)老總溝通后，老總高聲響應，他顯然很滿意我們的結論，他認為流程是非常關鍵的，結構是隨戰(zhàn)略走的，但結構只是解決了一部分問題，結構還需要流程來落實完善。以前總做不好，最主要的原因是忽略了流程，而流程恰恰是連接結構與崗位之間最重要的橋梁，流程沒做好，工作分析只能是空中樓閣。這讓我們聯(lián)想起另外一家廣東的企業(yè)，他的老總對于流程的態(tài)度。他說，不是細節(jié)決定成敗，而是流程決定成敗。在前兩年，大家都在談細節(jié)決定成敗的時候，只有這位老總保持著足夠的清醒以及對于企業(yè)管理的扎實理解。

　　工作分析在人力資源管理中被稱為雞肋工作，意思是說這份工作棄之不甘，食之無味；工作煩瑣，效果不大；實際上這是一種誤解，為什么工作分析做出來的，到需要用的時候卻用不上？為什么工作分析只解決了部門或者崗位自己的問題，解決不了如何協(xié)作的問題？為什么工作分析不能跟得上公司戰(zhàn)略的調(diào)整，等到工作分析完成了，公司戰(zhàn)略調(diào)整了，就用不上了？終究一個點，脫離了結構與流程的工作分析，就必然會出現(xiàn)上述的問題；只有把握了結構和流程的工作分析，才能是有效的工作分析、有價值的工作分析、能跟隨變化的工作分析。

　　因此，在進行工作分析之前，絕不能因為工作量大工作煩瑣而沒有充分地分析組織結構以及對業(yè)務流程進行梳理。在咨詢公司或者內(nèi)部團隊操作工作分析項目時，公司戰(zhàn)略規(guī)劃不一定進行調(diào)整，組織結構也不一定進行調(diào)整；但往往組織結構一調(diào)整，就必須及時跟進工作分析。組織結構尚未調(diào)整的，工作分析進行的難度會更大，但也不是說不能做，畢竟大的組織框架是有的，關鍵業(yè)務流程也是有的，關鍵部門及崗位的基本設置也是有的，工作描述也是可以建立起來的；組織結構如果進行了調(diào)整，那么一般情況下，調(diào)整后的組織結構是能夠適合發(fā)展需要的，也是會較為穩(wěn)定的，而且是體現(xiàn)更先進的組織設計思想，同時此時企業(yè)雖然有些混亂，但人人都希望能盡快梳理清楚，這個時候做工作分析是比較合適的。

　　首先要做的是澄清公司戰(zhàn)略調(diào)整的方向，牢牢掌握公司高層對于未來發(fā)展的基本思路及定位，對于各部門發(fā)展的總體要求，這些都是方向性的指導。接著要對調(diào)整后的組織結構進行分析。組織結構是匹配公司戰(zhàn)略的最大資源配置，結構中每一部分都在落實公司戰(zhàn)略分流下來的任務。通過從部門到崗位的層層梳理，從縱的方面能夠把握戰(zhàn)略目標分解的方向。而從橫的方向，實際上就是業(yè)務流程的問題。每個職能每個業(yè)務開展都有大流程，大流程下邊又有小流程，每個崗位又有自己的小小流程，通過流程的梳理，實際已經(jīng)帶出來了崗位中的關鍵職責所在，并且可以非常清楚地看到崗位在結構及流程中所承擔的作用是什么。通過縱的結構和橫的流程的解剖，崗位職責就能夠很快地鎖定后分解出來，而且是實用實在的。