帕累托原則：時(shí)間管理的“利器”

　　在落后的管理觀念中，人們看不到時(shí)間的價(jià)值，不知道時(shí)間的作用。如車間里工人成批閑聊；訂某一項(xiàng)合同，需蓋半年橡皮圖章，而此時(shí)引進(jìn)項(xiàng)目也已成為落后項(xiàng)目等等。成功與成就往往來自科學(xué)地安排時(shí)間，現(xiàn)代人一定要樹立時(shí)間觀念。 　　一、 樹立你的時(shí)間觀念如何樹立現(xiàn)代管理的時(shí)間觀念？ 　　1. 把握時(shí)機(jī) 機(jī)不可失，時(shí)不再來，抓緊時(shí)間，可以創(chuàng)造機(jī)會(huì)。沒有機(jī)會(huì)的人，往往都是任何時(shí)間流逝的人。很多時(shí)候，機(jī)會(huì)對(duì)每一個(gè)人都是均等的，行動(dòng)快的人得到了它，行動(dòng)慢的人自己錯(cuò)過了它。所以，要抓住機(jī)會(huì)，就必須與時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)。 　　2. 要管理好自己的時(shí)間 現(xiàn)代人從事企業(yè)工作，重要的是時(shí)間管理，很多企業(yè)人十分辛苦，每天早出晚歸，疲于奔命，但如果加以認(rèn)真研究，仍可發(fā)現(xiàn)，許多工作是在白白浪費(fèi)時(shí)間。結(jié)果，大事抓不了，小事也抓不到，企業(yè)人應(yīng)有自己的時(shí)間安排，抓住關(guān)鍵，掌握重點(diǎn)。 　　3. 講話、開會(huì)也要講究成本 經(jīng)常開會(huì)，講話既多又長，并非優(yōu)點(diǎn)。有效的會(huì)議，時(shí)間不多，又取得成效。文山會(huì)海無非是浪費(fèi)了自己的時(shí)間，也浪費(fèi)了別人的時(shí)間。這些時(shí)間，本來可以生產(chǎn)很多產(chǎn)品，這就是會(huì)議的成本。應(yīng)該計(jì)算一下，有效益的會(huì)當(dāng)然可以多開，如果沒有效益，還是應(yīng)該減少這樣的會(huì)議。 　　4. 開展時(shí)間管理學(xué)的研究 時(shí)間觀念已成為現(xiàn)代管理的重要觀念，浪費(fèi)時(shí)間，就是浪費(fèi)金錢，就是降低效率。應(yīng)該重視對(duì)時(shí)間管理學(xué)的研究，設(shè)立專門的時(shí)間管理學(xué)課程，讓每一個(gè)人都用正確的時(shí)間觀念思考問題的行動(dòng)，講求效率，充當(dāng)時(shí)間的主人，迎接未來的挑戰(zhàn)。 　　企業(yè)人節(jié)約時(shí)間的秘訣： 　�、�。 處理公務(wù)切忌先辦小的，后辦大的，應(yīng)先做最重要的事。 　�、�。 用大部分時(shí)間去處理最難辦的事。 　�、�。 把一部分交給秘書去做。 　�、堋� 能打電話解決的就打電話，少寫信，必須寫信時(shí)就盡量短寫。 　�、荨� 減少會(huì)議。 　�、�。 擬好工作時(shí)間表。 　�、摺� 分析自己利用時(shí)間的情況：多少時(shí)間被浪費(fèi)了。 　　⑧。 盡量利用空余時(shí)間看文件。 　　時(shí)間是常數(shù)，只要運(yùn)用得當(dāng)，便能從時(shí)間中產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益。 　　二、 職業(yè)生涯設(shè)計(jì)時(shí)間觀與人生相關(guān)聯(lián)。 　　一個(gè)人的人生觀決定他的時(shí)間觀，研究人生，必須研究人是怎樣生活在時(shí)間中、人與時(shí)間的關(guān)系，時(shí)間觀中包含著人生觀。研究時(shí)間，必須研究時(shí)間中的人、時(shí)間與人的關(guān)系。那么把握時(shí)間的力量在哪里？它就在你身上，在你的高尚的生活目標(biāo)里。一個(gè)人只要有了崇高的生活目標(biāo)，明確在什么地方有權(quán)使用自己一生的時(shí)間，在什么地方無權(quán)濫用，有一個(gè)使用時(shí)間的首先限度，才能正確對(duì)待時(shí)間，把握時(shí)間，利用時(shí)間，成為運(yùn)籌時(shí)間的人才。 　　現(xiàn)代科學(xué)，面廣技繁，不是任何人一輩子能學(xué)得了的。然而人的精力又是有限的，如果朝三暮四，忽而想學(xué)這，忽而又想學(xué)那，反復(fù)多變，就會(huì)白白浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。所以，我們?cè)诎岩簧�的時(shí)間當(dāng)作一個(gè)整體運(yùn)用時(shí)，首先要考慮用在哪？就是說首先要選好目標(biāo)。時(shí)間屬于有崇高生活目標(biāo)的人。歷史的發(fā)展就是這樣公正而無情。 　　計(jì)劃四要素：1. 目標(biāo)要有可信性 再重復(fù)一次，目標(biāo)必須要有可信性。對(duì)誰有可信度？你。別人信不信、甚至是連你的另一半，也不知道目標(biāo)可信與否都不重要——你自己不相信，就無法實(shí)現(xiàn)。 　　2. 清楚的界定目標(biāo) 如果你的目標(biāo)含混不清，等于沒有目標(biāo)，只是愿望而已。目標(biāo)必須明確，愈清楚愈好。 　　3. 需要有強(qiáng)烈達(dá)到目標(biāo)的欲望 不只是想要，而是熱切的欲望。 　　4. 生動(dòng)的想象目標(biāo)達(dá)成后的情形 能生動(dòng)的想象到，則目標(biāo)已達(dá)成了一半了，多次練習(xí)，它就成為你的掌中物了。 　　縝密的思考是繪制藍(lán)圖的前提有一對(duì)夫婦，他們?yōu)樽约憾�了�?jì)劃，要在三年內(nèi)在海邊蓋一棟別墅，但是他們失敗了。 　　然而，哪里錯(cuò)了呢？這對(duì)夫婦的確有副未來遠(yuǎn)景圖（一棟海邊別墅），但卻沒有充分測(cè)驗(yàn)它的可行性。像小山和鄰人不友好這些可以預(yù)測(cè)的問題都沒有事先覺察，所以他們的未來遠(yuǎn)景圖不夠完善，反變成一個(gè)可笑的護(hù)身符，缺少一個(gè)理智的、日有進(jìn)步的計(jì)劃基礎(chǔ)。 　　看清自己的欲望，是個(gè)人謀略的重要工具。所以，想要什么和比較可能實(shí)現(xiàn)，這個(gè)好似荒謬的觀念，愈來愈受支持了。這當(dāng)中的假設(shè)是，如果你極為渴望某件東西，你實(shí)際去爭(zhēng)取的可能性會(huì)增加。 　　未來遠(yuǎn)景圖是把意義引進(jìn)事業(yè)的基本工具，它統(tǒng)合了各自分離的成因，而且給人一些簡(jiǎn)單、延展、滿意、連貫的目標(biāo)。套用一位專家的話說，一副未來遠(yuǎn)景圖使人能集合意志，為機(jī)會(huì)、利益和加饋?zhàn)鰷?zhǔn)備。 　　事業(yè)藍(lán)圖的五個(gè)基本要素事業(yè)生涯的未來圖，有一部分可以是幻想，但不應(yīng)是不符實(shí)際的空想，它有五個(gè)基本要素：1. 明確的假定影響你事業(yè)的內(nèi)、外假定，都要表達(dá)出來，而且要測(cè)驗(yàn)他們有無合理的連貫性和實(shí)際性。 　　2. 詳細(xì)的擬議有效的未來遠(yuǎn)景圖比較像建筑師的模型，而不是二度空間的圖畫；有效未來遠(yuǎn)景圖應(yīng)該經(jīng)過詳細(xì)的思考。 　　3. 令人振奮的圖像有用的未來圖是樂觀而有激勵(lì)作用的，因此，對(duì)前途抱憂郁悲觀看法無異是一種局限。 　　4. 切合實(shí)際的長期目標(biāo)有效的未來遠(yuǎn)景圖絕對(duì)不能全然的不可思議。 　　5. 堅(jiān)定的原則事業(yè)的未來遠(yuǎn)景圖可說是一份豐富的個(gè)人報(bào)告書，捕捉了你希望此生實(shí)現(xiàn)的事。 　　一幅未來圖應(yīng)符合七個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：☆ 是從幾個(gè)選擇中挑出來的。 　　☆ 每種選擇的結(jié)果，都一一做過評(píng)估。 　　☆ 所做的選擇受珍視，而且感覺上不錯(cuò)。☆ 你對(duì)之感到驕傲，而且愿意告訴別人。 　　☆ 你打算以行動(dòng)完成你的未來遠(yuǎn)景圖�！� 它適合你整個(gè)生活模式。 　　事業(yè)的未來遠(yuǎn)景圖可以說是一份豐富的個(gè)人報(bào)告書，它捕捉了你希望此生實(shí)現(xiàn)的事，決非好高騖遠(yuǎn)。但它需要一個(gè)理智的，日有進(jìn)步的計(jì)劃基礎(chǔ)。 　　三、 腳踏實(shí)地的短期目標(biāo) 　　短期計(jì)劃是一種獨(dú)特的工具，它是意義和行動(dòng)之間的橋梁，使熱切的理想能扎根于實(shí)際世界之中。短期計(jì)劃必須明確具體。再困難的目標(biāo)，只要細(xì)分化，平均分提，再大的事也能完成。 　　四、 合理進(jìn)行目標(biāo)管理 　　目標(biāo)管理，是依特定目標(biāo)而不是依程序和規(guī)定來思考。這個(gè)觀念鼓勵(lì)思考這樣的問題：我們究竟要努力做到什么？我們?yōu)槭裁醋鲞@件事？，以及有沒有更好的途徑？而不去問：這是上面要我們做的嗎？或這是不是能使我們的部門雇用更多的人、擁有更大的權(quán)力？制定特定目標(biāo)，以及支配時(shí)間去做最能達(dá)到這些目標(biāo)的活動(dòng)，是任何機(jī)構(gòu)求的效力的要決。 　　只要你為自己訂下辦每一件事情的期限，并且盡量去遵守它，就能大大提升你的效率。只要加上一點(diǎn)點(diǎn)的壓力，大多數(shù)的人就會(huì)把工作做的更好，而自我定下的期限就可以提供你所需要的壓力，使你繼續(xù)將工作完成。只有在你為一項(xiàng)工作定下一個(gè)期限之后，你才會(huì)有一個(gè)真正的行動(dòng)計(jì)劃，否則那只是一個(gè)模糊的希望——你想在某一個(gè)時(shí)間做某件事情而已。 　　根據(jù)你的人生目標(biāo)，你就可以把所要做的事情制定一個(gè)順序，有助于你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，你就把它放在前面，依次為之，把所有的事情都排一個(gè)順序，并把它記在一張紙上，就成了事情表，養(yǎng)成這樣一個(gè)良好習(xí)慣，會(huì)使你每做一件事，就向你的目標(biāo)靠近一步。 　　一、時(shí)間運(yùn)籌的標(biāo)準(zhǔn) 　　眾所周知，人的時(shí)間和精力是有限的，不制訂一個(gè)順序表，你會(huì)對(duì)突然涌來的大量事務(wù)手足無措。經(jīng)常有些人覺得工作愈忙愈好，但是忙著瑣碎的事和忙著正事，這中間有很大的差別。即使是同樣花時(shí)間工作，其一分一秒的價(jià)值卻完全不同。 　　1. 明確行動(dòng)目標(biāo) 　　每個(gè)人，都有自己的目標(biāo)，有了目標(biāo)，就會(huì)根據(jù)自己的目標(biāo)，把自己一天中要做的事，分出一個(gè)等級(jí)來，然后才能有條不紊地一件事一件事地干下去。我們?yōu)榱藗�(gè)人事業(yè)的發(fā)展，也一定要根據(jù)事情的輕重緩急，制定出一個(gè)計(jì)劃來。我們可以每天早上制定一個(gè)先后表，然后在加上一個(gè)進(jìn)度表，就會(huì)更有利于我們向自己的目標(biāo)前進(jìn)了。 　　2. 行動(dòng)五個(gè)層次 　�、佟� 重要且緊急（這些是必須立刻或在近期內(nèi)要做好的工作） 　　現(xiàn)在，除非是這些情況都同時(shí)出現(xiàn)（老天，請(qǐng)不要這種情形發(fā)生吧），否則你就能夠處理它們。因此它們的緊急和重要性，要比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，則現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。在這些情形下，時(shí)間管理就不會(huì)出現(xiàn)什么問題了。 　�、凇� 重要但不緊急（注意，這類工作可分辨出一個(gè)人辦事有沒有效率） 　　我們生活中，大多數(shù)所謂重要的事情都不是緊急的，我們可以現(xiàn)在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去；而在太多的情形下，我們確定這樣拖延著。這些都是我們永遠(yuǎn)沒有著手的事情。 　　例如：你要參加提升你專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)班；你想找出時(shí)間先做一番初步資料搜集之后，再向老師提出你的計(jì)劃。 　　這些工作都有一個(gè)共同點(diǎn)：盡管它們具有重要性，可以影響到你的健康、財(cái)富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行動(dòng)，它們可以無限期的拖延下去。如果這些事情沒有涉及到別人的優(yōu)先工作，或規(guī)定期限而使它們成為緊急，你就永遠(yuǎn)不會(huì)把它們列入你自己優(yōu)先要辦的工作。 　�、邸� 緊急但不重要（表面上看起來需要立刻采取行動(dòng)的事情，但是如果客觀地來檢視，我們就會(huì)把它們列入次優(yōu)先級(jí)里面去） 　　例如：某一個(gè)人要求你主持一項(xiàng)籌集資金的活動(dòng)、發(fā)表演講或參加一項(xiàng)會(huì)議。你或許會(huì)認(rèn)為每一個(gè)都是次優(yōu)先的事情，但是有一個(gè)人站在你面前，等著你回答，你就接受了他的請(qǐng)求，，因?yàn)槟阆氩怀鲆粋�(gè)婉拒的辦法。然后因?yàn)檫@件事情本身有期限，必須馬上去做，于是第二類的優(yōu)先事情就只好向后移了。 　　④。 繁忙很多工作只有一點(diǎn)價(jià)值，既不緊急也不重要，而我們常常在做更重要的事情之前先做它們，因?yàn)樗鼈儠?huì)分你的心——它們提供一種有事做和有成就的感覺，也是我們有藉口把更有益處的第二類工作向后拖延。如果你發(fā)現(xiàn)時(shí)間經(jīng)常被小事情占去了，你就要試一下學(xué)會(huì)克服拖延。 　　⑤。 浪費(fèi)時(shí)間（是不是浪費(fèi)時(shí)間，當(dāng)然是屬于個(gè)人的主觀認(rèn)定） 　　事后覺得不好的任何事情=浪費(fèi)時(shí)間時(shí)間管理理論，把事情按緊急和重要的不同程度，分為ABCD四類：先做AB，少做C，不做D.請(qǐng)?jiān)谝恢軆?nèi)簡(jiǎn)要記下您所做的ABCD四類事務(wù)。 　　「哲人見一位農(nóng)夫在砍樹，每一斧都只能砍下一小塊書皮——斧頭太鈍了。 　　「于是哲人問農(nóng)夫：你為什么不把斧頭磨快了再砍？「農(nóng)夫回答說：我沒有時(shí)間磨斧頭！這個(gè)寓言能給我們很多啟示呀！ 　　二、只做最重要的事 　　制定工作優(yōu)先次序有兩個(gè)途徑：根據(jù)緊急性或根據(jù)重要性。 　　要把主要精力放在可以獲得最大回報(bào)的事情上，而別將時(shí)間花費(fèi)在對(duì)成功無益或很少益處的事情上。 　　建議每一位有心人都能制定一份自己在一段時(shí)間里的詳盡工作計(jì)劃，并在每天結(jié)束前精確地安排明天的工作。同時(shí)還要制定一份科學(xué)的休息時(shí)間表，從而保證自己的一生始終在精力充沛地從事最有意義的工作。大多數(shù)的人是根據(jù)緊急性，所以他們會(huì)花很多時(shí)間去救火而不是制定一項(xiàng)計(jì)劃，直到期限臨頭才手忙腳亂。 　　如果你是根據(jù)緊急性來定優(yōu)先次序，可能會(huì)分為三類： 　�、佟� 必須今天做好； 　　②。 應(yīng)該在今天做好； 　�、邸� 應(yīng)該在某個(gè)時(shí)間做好，但是還不急。 　　健全的時(shí)間管理，以效力優(yōu)先、效率次之的觀念為出發(fā)點(diǎn)。 　　三、帕累托原則運(yùn)用的訣竅 　　帕累托原則是由19世紀(jì)末和20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家及社會(huì)學(xué)家帕累托而來，是說在任何一組東西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。這項(xiàng)原則有時(shí)候又稱做重要的少數(shù)、微不足道的多數(shù)，或80對(duì)20定律。80比20的法則又叫猶太法則或稱為帕累托法則。這個(gè)法則的主張是：團(tuán)體中的重要項(xiàng)目，是由全體中小部分的比例所造成的。 　　帕累托原則有助于應(yīng)付一長列有待完成的工作。面對(duì)著一長列工作，看起來常常是不可能一一完成，我們難免心存畏懼，于是大多數(shù)人在還沒有做之前就感到泄氣，或者先做最容易的。但是如果我們知道只要做到表中二三項(xiàng)，就可以獲得最大的好處，那就會(huì)對(duì)我們大有幫助。因此，列出這二三項(xiàng)，各花上一段時(shí)間集中精力把它們完成。不要因?yàn)闆]有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所決定的優(yōu)先次序是正確的，那么最大的好處，已經(jīng)由你所選擇去做的二三項(xiàng)中獲得。 　　因此，當(dāng)你面臨很多工作，而不知如何著手時(shí)，就應(yīng)該記著帕累托原則。你要問你自己哪些事項(xiàng)真正是重要的，就不會(huì)偏離首要工作而去做次要工作。