項(xiàng)目管理的三角難題與解法

“要馬兒好，又要馬兒不吃草”這句話不知是誰(shuí)“發(fā)明”的；發(fā)明這句話的人，想來(lái)是項(xiàng)目管理的高手。為什么？因?yàn)轫?xiàng)目管理的精義，就是“又要馬兒好，又要馬兒不吃草�！�

一個(gè)成功的項(xiàng)目，通常有三個(gè)要素：
時(shí)間的要素──完成的時(shí)間要“快”。
成本的要素──完成的成本要“便宜”。
效果的要素──完成后的表現(xiàn)要“好”。

這三個(gè)彼此互斥的要素，就像一個(gè)等邊三角形的三邊一樣，缺了一邊，或任何一邊比其它兩面邊短，我們就不能再稱這個(gè)三角形為等邊三角形了。

在我的經(jīng)驗(yàn)中，如果在這三個(gè)要素中袛要做到一項(xiàng)的話，這種專案好做，百分之八、九十以上的項(xiàng)目經(jīng)理大概都可以勝任愉快。如果在三個(gè)要素中要做到兩項(xiàng)，就不是一般的項(xiàng)目經(jīng)理能勝任的了。在比率上，我認(rèn)為能把以上三個(gè)要素中的任何兩項(xiàng)做到的項(xiàng)目經(jīng)理，大概 不會(huì)超過(guò)百分之五十。真正能夠把項(xiàng)目中三個(gè)主要需求都能做到的高手，在一百位項(xiàng)目經(jīng)理中，最多不到十個(gè)。

有人聽我這么說(shuō)也許會(huì)不服氣，認(rèn)為我在這里危言聳聽，亂嚇唬人。他們不了解我的本意。我的本意祗有兩點(diǎn)：

第一、項(xiàng)目成功的要素，彼此之間是魚與熊掌的關(guān)系。
第二、要兼顧的難度，是照幾何級(jí)數(shù)上升而不是按算術(shù)級(jí)數(shù)上升。

這樣一個(gè)三角難題，要我們?cè)趺慈ソ饽�？我認(rèn)為應(yīng)該從兩方面去著手。

第一，我如果是個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，一定要問(wèn)：
·什么是“好”？
·什么是“快”？
·什么是“便宜”？

“好”字咱們中國(guó)人用來(lái)真是千變?nèi)f化，神奇不已。有時(shí)用來(lái)作副詞，像說(shuō)：這顏色“好”漂亮。有時(shí)用來(lái)做動(dòng)詞；說(shuō)那個(gè)家伙很“好”色，可不是什么恭維之詞�！昂谩弊钟玫角√帲�又變成了另外意思的代名詞了。別人問(wèn)：“這個(gè)女孩子怎么樣？”你說(shuō)；“她很好”，言下之意，就是不很漂亮。別人問(wèn)：“這個(gè)人怎么樣？”，你回答：“他很好”，言下之意，就是他不太能干。同時(shí)，某一個(gè)人認(rèn)為好的，另外一個(gè)并不認(rèn)為好，這是我們?nèi)粘Ｉ�活中常遭遇到的�?wèn)題。

在項(xiàng)目管理中，好就是好，不好就是不好，這沒(méi)有什么主觀或客觀的差異，也沒(méi)有什么明示或暗示的問(wèn)題存在。要談到項(xiàng)目管理中“好”的定義，第一個(gè)條件就是要看它是不是有用�！坝杏谩焙汀澳苡谩笔莾苫厥隆：芏唷澳苡玫摹睎|西不一定“有用”，這牽涉到客觀價(jià)值的問(wèn)題。有一天，我在臺(tái)北的街上看到一個(gè)年輕人開了一部德國(guó)制的跑車，車尾上還有一塊壓風(fēng)板的那型。我心想，在臺(tái)北這種交通堵塞、寸步難行的情況下，開這種跑車真是龍游淺水，英雄無(wú)用武之地。這部跑車算不算是部好車呢？當(dāng)然算。但在臺(tái)北街頭這種客觀環(huán)境之下，它還算不算是部好車？當(dāng)然不算。

我從前有一只瑞士制的名表，是屬于那種很貴，很多仿制品那型。因?yàn)橐獎(jiǎng)樱�它才�?huì)上煉，不動(dòng)它，隔一陣就停了。我后來(lái)不勝其煩，換了一個(gè)日本制的石英表，價(jià)錢祗有那只瑞士表的幾十分之一，不但不用上煉，并且有兩個(gè)時(shí)間，能讓我不用花腦筋就可以同時(shí)知道臺(tái)灣和美國(guó)加州的時(shí)間。早上六點(diǎn)它會(huì)把我鬧醒，打球、洗澡也懶得把它脫掉，并且是夜明的。你說(shuō)這兩個(gè)表那個(gè)比較好？我可以很坦白地告訴你，因?yàn)楹笳弑容^有用，后者比較好。因此，在項(xiàng)目管理上，關(guān)于“好”的定義，是“有用”而非“能用”。

“好”的第二個(gè)條件，要看它是不是能達(dá)到原先要達(dá)到的目的。 如果說(shuō)目的是代步，汽車比腳踏車好；如果說(shuō)目的是運(yùn)動(dòng)，腳踏車卻 比汽車好。在日常生活中，有人叫你去買蘋果，結(jié)果你買了橘子回來(lái) 。蘋果和橘子雖然不是一樣，但也許還勉強(qiáng)可以混過(guò)去。在項(xiàng)目管理上，如果要的是蘋果，交貨的時(shí)候卻變成了橘子，這就不能算是一個(gè)成功的項(xiàng)目。為了避免這種錯(cuò)誤，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)把項(xiàng)目 結(jié)果的規(guī)格先弄清楚�？谡f(shuō)無(wú)憑，要的東西都要寫下來(lái)。交貨的時(shí)候 ，如果我交給你的是規(guī)格上寫明的東西，那我就算給你一個(gè)“好”東西。

不管項(xiàng)目的成果是什么，也許是一套軟件系統(tǒng)，或一部新的機(jī)器，或一條新修的鐵路．．．．凡是好的東西，一定是容易用的東西。當(dāng)錄像機(jī)剛出來(lái)旳時(shí)候，懂得怎么用它去錄電視節(jié)目，真是一門大學(xué) 問(wèn)。在我的朋友中，大多數(shù)人都不會(huì)用，尤其是太太們，十有九人不 會(huì)用它。不會(huì)用、不敢用之人中，很多還都擁有博士學(xué)位哩。為什么？因?yàn)樗�設(shè)計(jì)得太復(fù)雜，太不容易用了。后來(lái)有兩個(gè)中國(guó)工程師，想出一個(gè)辦法，請(qǐng)每個(gè)電視臺(tái)把每個(gè)節(jié)目都用一個(gè)不同的數(shù)字來(lái)代替， 到時(shí)候任何人祗要把他想錄節(jié)目的代號(hào)輸進(jìn)錄像控制器中，節(jié)目時(shí)間 一到，錄像開始，這樣一來(lái)，人人會(huì)用錄像機(jī)。從項(xiàng)目管理“好”的 定義來(lái)看，簡(jiǎn)單、好用的東西，就是“好”的東西。

一個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品，除了有用和好用之外，還要具有可塑性和可擴(kuò) 展的彈性。前者表示它的功能，在必要時(shí)可以加以改變。后者表示在 時(shí)間上，它不但可以持久并能擴(kuò)展。美國(guó)的超級(jí)公路，是艾森豪主政時(shí)的德政，在設(shè)計(jì)上，考慮到必要時(shí)可供噴射戰(zhàn)斗機(jī)起落。擴(kuò)充性比 可塑性更重要。如果說(shuō)一套計(jì)算機(jī)實(shí)用軟件的設(shè)計(jì)，在開發(fā)完成上線不 久，就不能滿足公司業(yè)務(wù)上的新需要的話，設(shè)計(jì)這套系統(tǒng)的項(xiàng)目還夠格稱為一個(gè)好項(xiàng)目嗎？當(dāng)然，未來(lái)的需要也許不是目前能預(yù)料的，為 了不可預(yù)測(cè)的將來(lái)而犧牲了現(xiàn)在的需要當(dāng)然不對(duì)，但無(wú)論如何，一個(gè)好的項(xiàng)目，它所設(shè)計(jì)的產(chǎn)品必須具有容易修改，可以擴(kuò)充，并且不會(huì) 馬上就失效的彈性。缺乏有這種彈性的產(chǎn)品，就不是一個(gè)好的產(chǎn)品。一個(gè)生產(chǎn)沒(méi)有彈性產(chǎn)品的項(xiàng)目，就不能算是一個(gè)好的項(xiàng)目。

但是一般所謂好的項(xiàng)目，究竟指的是什么呢？換句話說(shuō)，怎么知道這個(gè)項(xiàng)目是成功的項(xiàng)目或失敗的項(xiàng)目呢？你祗要問(wèn)：

項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的收入增加？
項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的支出減少？
項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的服務(wù)加強(qiáng)？
能達(dá)到這三個(gè)目的，就是好的項(xiàng)目。

接著，讓我們來(lái)談?wù)勈裁词恰翱臁�？在我們�(nèi)粘５纳�活中，“快”和“好”一樣，往往是主觀的而非客觀的。有時(shí)它又是憑感覺(jué)而非憑理性的。小時(shí)候?qū)懽魑�，常喜歡用“光陰似箭”來(lái)破題。遇到做自己不喜歡做的事情，老喜歡用“度日如年”來(lái)形容。在項(xiàng)目管理上，時(shí)間是絕對(duì)的，而非憑感覺(jué)的──能在半年內(nèi)完工，就是比在九個(gè)月內(nèi)完工要快三個(gè)月。但這個(gè)項(xiàng)目能在半年內(nèi)完工就算快嗎？誰(shuí)說(shuō)的？ 我們搞項(xiàng)目管理的人常講一個(gè)笑話：“如果你問(wèn)你的老板他希望什么時(shí)候要這個(gè)項(xiàng)目完工，他一定會(huì)回答說(shuō)：昨天�！�

因此，項(xiàng)目經(jīng)理最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤，就是在完工日期的預(yù)測(cè)上，為了討好上司的要求而盡量樂(lè)觀。同時(shí)，老是用歷史的數(shù)據(jù)或別人 的經(jīng)驗(yàn)來(lái)影響自己的預(yù)測(cè)，殊不知每個(gè)項(xiàng)目的客觀條件和外在環(huán)境都不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理在作完工預(yù)測(cè)時(shí)，千萬(wàn)要記得一個(gè)教訓(xùn)：你的老板或客戶不會(huì)記得你告訴他多快可以完工，因?yàn)樵倏焖麄兌紩?huì)嫌慢，但如果你告訴他們?cè)撏旯さ臅r(shí)候完不了工，那你的麻煩可大了。所以在 預(yù)估時(shí)，膽子放小點(diǎn)，時(shí)間放長(zhǎng)些。

還有一點(diǎn)更重要：老板們當(dāng)然不喜歡聽壞消息，但更不喜歡聽出 人意外的壞消息，因此當(dāng)完工的預(yù)測(cè)如果出問(wèn)題的時(shí)候，絕不能隱瞞，硬著頭皮也要讓老板知道。

要達(dá)到預(yù)期完工的要求，項(xiàng)目經(jīng)理一定要懂得怎么把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目，分成不同的階段來(lái)完成。在每個(gè)階段中，又要根據(jù) 每階段不同的重點(diǎn)分別來(lái)作完工預(yù)測(cè)。工程分得越細(xì)，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性 就越高。這道理很普通，但做起來(lái)卻很困難，因?yàn)樾枰�很周詳�(shù)挠?jì)劃 和分析。計(jì)劃和分析要花腦筋，可不是每個(gè)人都能做到的。說(shuō)了半天 ，快字訣祗有一點(diǎn)，如果一切按照計(jì)劃，這就合乎快的原則，否則就是不快。該完工時(shí)完工就是快，否則就是慢。

至于什么是“便宜”？我以為省錢不是項(xiàng)目管理中最重要的目的。一個(gè)項(xiàng)目該花多少錢，是應(yīng)該早就算出來(lái)的。一般來(lái)說(shuō)，如果實(shí)際 的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差別在三○％左右，應(yīng)該是能接受的范圍；超過(guò)百分之三十，表示預(yù)算做得不徹底。

在項(xiàng)目管理里，最難預(yù)估的不是完工的時(shí)間，而是項(xiàng)目的預(yù)算。 項(xiàng)目經(jīng)理在這方面遭受的壓力，比什么都大，因此，在做預(yù)算的時(shí)候，必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)，既不能故意灌水，也不能故意過(guò)份樂(lè)觀。

一個(gè)聰明的主管，要重視的是產(chǎn)品的價(jià)值，而非只是重視價(jià)錢。不懂得在價(jià)值上動(dòng)腦筋，祗懂得在價(jià)錢上打算盤的項(xiàng)目經(jīng)理，前途不 樂(lè)觀。但是價(jià)值有兩種：有形的價(jià)值和無(wú)形的價(jià)值。在項(xiàng)目管理中，強(qiáng)調(diào)無(wú)形價(jià)值是致命傷。坦白地說(shuō)，如果一個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有有形價(jià)值當(dāng)后 臺(tái)，其存在的價(jià)值就很有限。在我剛才提到那三個(gè)項(xiàng)目的目的中，增 加收入和減少支出屬于有形價(jià)值，增強(qiáng)服務(wù)屬于無(wú)形價(jià)值。有形價(jià)值高的項(xiàng)目，就是“便宜”的項(xiàng)目。否則，就是不便宜的項(xiàng)目。

項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目管理三角關(guān)系的定義之后，至少對(duì)項(xiàng)目追求的 目標(biāo)不會(huì)太迷糊。但這不能擔(dān)保從此就天下太平。任何項(xiàng)目經(jīng)理都想 把他的項(xiàng)目管得又快、又好、又便宜，但事實(shí)上，不是每個(gè)項(xiàng)目都能 達(dá)到這個(gè)境界，有時(shí)候，也并非一定要達(dá)到這個(gè)境界不可。

一位有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要懂得怎么做“取舍分析”︵ Trade-off Analysis︶；換言之，懂得“棄車保帥”的重要性。如果 我們用我提到過(guò)的“快、好、便宜”來(lái)作標(biāo)準(zhǔn)，有的時(shí)候三者可以祗取其一，或者祗取其二，這就是我們所謂的“取舍分析”。

現(xiàn)在，讓我舉幾個(gè)例子來(lái)說(shuō)明一下，我在這方面的看法：

一般來(lái)說(shuō)，凡是屬于研究發(fā)展的項(xiàng)目，尤其是有關(guān)藥品方面的研 究發(fā)展，錢和時(shí)間都很有彈性，但對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的品質(zhì)卻沒(méi)有任何彈性。換句話說(shuō)，快、好、便宜的這個(gè)三角形，“好”的那邊比什么都重要。反過(guò)來(lái)說(shuō)，一般重工業(yè)機(jī)械或房屋建筑等有關(guān)項(xiàng)目，“快”卻是 最重要的因素，因?yàn)殪笥性陧?xiàng)目結(jié)束交貨后，才能收款來(lái)繼續(xù)以后的 項(xiàng)目。

再看有關(guān)制造環(huán)�？刂茩C(jī)器的發(fā)展項(xiàng)目，由于它的訂價(jià)和效果已 經(jīng)按法律的規(guī)定而不能再有太多彈性，但在交貨的時(shí)間上，快不快并 不是那么重要。相反地，所有的咨詢項(xiàng)目，在時(shí)間和價(jià)錢上沒(méi)什么彈性，但在成品的品質(zhì)方面，好不好就大有融通的余地。

有些項(xiàng)目是沒(méi)有什么“棄車保帥”那套的。一九六○年代初期， 美國(guó)受蘇聯(lián)發(fā)射史潑尼克號(hào)人造衛(wèi)星的刺激，甘乃迪總統(tǒng)下命令要在 一九六○年代結(jié)束前把人送上月球，并安全地帶回來(lái)。這個(gè)龐大的專案，在時(shí)間上要快，必須趕在蘇聯(lián)之前完成；要好，絕不能出現(xiàn)任何 差錯(cuò)；并且在預(yù)算上有限制，因?yàn)轭A(yù)算來(lái)自老百姓交的稅，經(jīng)國(guó)會(huì)通 過(guò)才行。結(jié)果，美國(guó)果真搶先把人類送上月球，并平安地帶回來(lái)。在 歷史上可以和這個(gè)項(xiàng)目媲美的，大概祗有造原子彈的曼哈頓項(xiàng)目了。

我提到“棄車保帥”的觀念，并不是要國(guó)內(nèi)的項(xiàng)目經(jīng)理們放棄理 想，不追求項(xiàng)目三角關(guān)系的完美。我祗是強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：當(dāng)這個(gè)三角難題 無(wú)解的時(shí)候，要懂得顧全大局，兩害相權(quán)取其輕。很多時(shí)候，由于外 在和內(nèi)在的壓力，“取舍分析”是免不了的。要做好取舍分析，項(xiàng)目 經(jīng)理至少要懂得六件事：

第一，要很清楚地了解項(xiàng)目沖突的基本原因。
第二，重新確認(rèn)項(xiàng)目的目的。
第三，了解項(xiàng)目現(xiàn)處的環(huán)境及目前狀況。
第四，尋求可行的其它方法。
第五，選擇最佳的其它方法。
第六，重新策劃項(xiàng)目計(jì)畫。

項(xiàng)目的目的，不外乎增加公司收入、節(jié)省公司支出和提升公司服 務(wù)水準(zhǔn)三者。項(xiàng)目的成功與否，取決于項(xiàng)目完成是否又快又好又便宜 。這個(gè)三角關(guān)系雖然難解，但并非無(wú)解。運(yùn)用之妙，存乎一心。我在 此文中談到的一些技巧，有點(diǎn)像野人獻(xiàn)曝，希望有些參考價(jià)值。