HR該怎樣對(duì)待員工檔案？ 放松管理后果麻煩

畢業(yè)生隨意丟棄檔案，企業(yè)人力資源部門(mén)不重視檔案，成為時(shí)下比較普遍的現(xiàn)象。那么，到底“檔案”對(duì)個(gè)人以及人力資源部門(mén)意味著什么，放松對(duì)檔案的管理會(huì)帶來(lái)哪些后果呢？

　　有個(gè)朋友，在一年內(nèi)換了六家公司，問(wèn)他檔案在哪里，答曰“還在第一家國(guó)有企業(yè)里”，記者驚異地問(wèn)他：“換公司時(shí)不需要檔案跟著你流動(dòng)嗎？”他則不以為然：“新公司的人力資源部根本不提檔案的事，都不需要調(diào)檔案，再說(shuō)我跳槽比較頻繁，調(diào)來(lái)調(diào)去很麻煩。”

　　檔案管理中的問(wèn)題所在

　　一位人才機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人告訴記者，目前，檔案呈社會(huì)化管理的趨勢(shì)發(fā)展，非公有制單位、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)有用人制度發(fā)展人事代理使流動(dòng)人員檔案管理總量每年迅速上升。但也導(dǎo)致許多問(wèn)題的存在。如：人、檔分離，用人單位和管理檔案的部門(mén)分離，有利于社會(huì)人的形成，但同時(shí)檔案材料的收集、利用、轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)了不規(guī)范行為，影響了檔案材料的完整性和效用。有的人在頻繁流動(dòng)中，檔案材料沒(méi)有相應(yīng)的記載；有的淡化了檔案的觀念，“死”檔(即無(wú)人調(diào)用，也不繳費(fèi)的檔案)也有逐漸增加的趨勢(shì)。

　　以北京市人才服務(wù)中心為例，擁有著全市最大的檔案管理中心，共保管檔案12萬(wàn)份。據(jù)該檔案中心工作人員介紹，這些檔案的利用率相對(duì)很高，表現(xiàn)在出具人事證明、婚育證明、出國(guó)政審、職稱評(píng)定、工齡認(rèn)定以及各種保險(xiǎn)的相關(guān)手續(xù)等方面。人才機(jī)構(gòu)要按照有關(guān)規(guī)定，建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借閱工作制度、工作程序。檔案中心的工作人員每天都要接待大量的企業(yè)用人中的查詢、查閱，對(duì)不符合查閱、借閱條件的，則由人才中心工作人員根據(jù)實(shí)際情況，代為查閱后，向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況或出具檔案中相關(guān)情況的證明。按規(guī)定，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不得向任何個(gè)人提供查閱、借閱本人及其直系親屬的人事檔案。

　　放松管理的后果所在

　　業(yè)內(nèi)資深專家告訴記者，檔案管理的目的是為了檔案的利用。如果放松管理，無(wú)論對(duì)單位和對(duì)個(gè)人都會(huì)影響檔案的利用。舉個(gè)例子，如果應(yīng)該進(jìn)入檔案的材料沒(méi)及時(shí)歸檔，則對(duì)個(gè)人資料的記載就是不完整的，缺乏了這一部分的憑證，就無(wú)法出具相關(guān)證明。如果發(fā)生了損壞或丟失檔案的情況，后果就更加嚴(yán)重，有的檔案材料是難以重新建立的。檔案的管理是與人事、流動(dòng)手續(xù)的銜接密切相關(guān)的。

　　眼下，辦理以下事項(xiàng)時(shí)必然涉及到檔案材料：在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位調(diào)動(dòng)；參與社會(huì)保險(xiǎn)；出國(guó)出境政審；出具各類人事證明；評(píng)定職稱；調(diào)整檔案工資；計(jì)算退休費(fèi)用等等。顯然，檔案材料記錄不完整、不真實(shí)，甚至丟失了檔案，在辦理這些中就會(huì)遇到個(gè)人難以解決的困難。

　　因此，作為企業(yè)人力資源部的工作人員，應(yīng)該本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真管理或配合相關(guān)機(jī)構(gòu)管理員工的檔案，并在員工勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，記載入檔案。

　　HR部門(mén)職責(zé)所在

　　據(jù)了解，除人才機(jī)構(gòu)外，有部分國(guó)有企、事業(yè)單位可以直接管理員工檔案，對(duì)直接管理員工檔案的人力資源部，則要求遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的制度要求、人員要求和體制要求。做好以下工作：

　　1.收集應(yīng)當(dāng)進(jìn)入檔案的材料：如：轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)、學(xué)歷、職稱材料、工資、職務(wù)材料。

　　2.作好檔案利用工作，依據(jù)檔案記載，向有關(guān)組織出具人事證明。

　　3.按制度改進(jìn)、整理檔案、轉(zhuǎn)遞檔案。

　　4.管理中保證檔案的安全，不受人為的和自然的損害。

　　對(duì)于委托人才中心管理檔案的企業(yè)，HR部門(mén)工作人員主要是作好檔案的利用工作，協(xié)助人才中心做好有關(guān)歸納材料的收集工作，包括員工的工作鑒定材料和突出的業(yè)績(jī)檔案材料。員工的勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生變化時(shí)及時(shí)通知存檔部門(mén)，終止或變更存檔協(xié)議。

　　企業(yè)HR部門(mén)在檔案管理中起著關(guān)鍵的作用，只有每個(gè)企業(yè)及每個(gè)人對(duì)“檔案”的重要性有了深刻的認(rèn)識(shí)，共同來(lái)維護(hù)人事檔案管理的嚴(yán)肅性，才能逐步完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，并避免人才在流動(dòng)中出現(xiàn)不必要的問(wèn)題.