職位說明書容易出現的問題

職位說明書（Job Description），也被稱為工作說明書、職位描述、崗位說明等等，就是描述某個職位的主要特征。一般包括職位名稱、上下級匯報關系、任職條件（學歷、專業(yè)、工作經驗、技能要求、特殊資格要求）、主要職責及考核辦法，以及批準日期、任職人與上司的簽字等。詳細一些的，還會列出職位設置的目的、職責概述、職位升遷和轉換路徑、工作環(huán)境、工具設備等等。

　　職位說明書到底有哪些用途？在我看來，編寫職位說明書至少有以下五項好處：
　　第一，它有助于實現組織優(yōu)化。在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業(yè)建立起完善的質量保證體系，把內部的運作流程理順。
　　
�牐牭诙�，它使員工各司其責，上下目標一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標和規(guī)范的承諾。
　　
�牐牭谌�，職位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法�？己酥笜丝梢允欠从迟|量的，也可以是反映數量的。例如，在成本方面，可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指標；在數量方面，可以用利潤率、產量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數、新產品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
　　
�牐牭谒�，職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于確定每個職位的薪酬水平。
　　
�牐牭谖�，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發(fā)展計劃的一種依據。一線經理提出用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。
　　
�牐犓�以說，編制職位說明書是人力資源管理的一項基礎工作，也是各級主管的一項基本職責。
　　
�牐牼帉懧毼徽f明書需要一些方法和技巧，限于篇幅難以全面介紹，本文僅討論一下編寫過程中容易出現的五個問題：

　　一是僅重結果，不重過程。編寫職位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中，主管和下屬應充分溝通，雙向交流，各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個過程本身，就是對業(yè)務的深入探討�？上У氖�，許多一線經理匆匆忙忙像應付作業(yè)似地草草寫就，而未能借此機會與屬下進行交流，在以后職位說明書的應用過程中，也就容易出現屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設。
　　
�牐牰�是“一個藥方吃到底”。 在IT行業(yè)，變革是唯一的常數。組織結構的頻繁調整，人事的變化，部門職能的變化，會相應地導致職位的工作內容發(fā)生變化。這時候，職位說明書如果不能適應這種變化及時修正，會很快過時。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時代，有人疑惑：“我們還需要職位說明書嗎？”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里，提這個問題有可能被奚落一番，但在IT行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網絡公司從事人力資源管理的同行們，常常發(fā)出這樣的抱怨：“我們的組織結構圖三周一變，辦公室?guī)缀跞�是新面孔，常常是職位說明書剛寫完，職位就又調整了，整天忙著招人，根本沒有時間也沒有必要去寫什么職位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源風險感到憂慮。在這個時候，更需要對職位進行分析、編寫職位說明書，以減少由于人員迅速膨脹、組織經常變動所帶來的風險，努力避免員工進出頻繁、職責不清、角色沖突、無法考核、培訓不力等混亂狀況，降低人力成本。此時，職位說明書的格式應當簡潔實用，突出重點，項目不應貪多；在描述職責時，盡量多用概括性、通用性的語言，以使職位說明書能有相對較長的穩(wěn)定性。同時應加強上下溝通，避免出現上層人員熱血澎湃、調整方向過快，而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。
　　
�牐犎�是人事部門大包大攬。編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責任是提供一種格式和方法，培訓一線經理如何編寫并運用職位說明書，同時要對一線部門所撰寫的職位說明書進行審核。一線經理是具體的編寫者，所以要經常審視下屬的工作內容是否變了，工作要求（衡量標準）、組織關系是否變了，如果有變化，應馬上更新職位說明書。這也是其承擔人事職能的一種體現。有的公司是人事部門代行其事，擔任寫手，這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。
　　
�牐犓氖沁^于詳細或過于簡略。有的公司把職位等級、工作的復雜性、管理責任的大小評價也納入其中，使得職位說明書過于復雜。我認為像這些屬于職位評估的內容，是不應該寫入職位說明書中的。職責內容寫得很詳實，別人理解起來會很容易，但會加大編寫者的工作量，而且，一旦職責內容有了細微變化就要調整職位說明書，會加快職位說明書的更新速度。同樣，如果寫得過于簡略，語焉不詳，或者生僻的專業(yè)術語過多，會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書，內容僅僅局限在工作職責方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當？一句話，實用就行。
　　
�牐犖迨菍μ柸胱�，過分遷就現任職者。職位說明書僅描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無關。編寫時不應摻雜著現有任職者的身影，盡管這很難做到。過分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。當然，也不要矯枉過正，不顧現實條件，按照絕對理想的任職標準和考核標準來寫，那會缺乏實用性。