Email有風險，職場人需謹慎

    Email，如今可是職場人必不可缺的工具；一些以溝通協(xié)調(diào)為主要工作的職場人，甚至每天的大部分時間都在收發(fā)Email�？蓜e小看了這“網(wǎng)絡(luò)收發(fā)室”，一封小小的郵件，既可以讓你加官進爵，也能葬送你的大好前程。如何處理好Email，里頭有很多講究，不明白這些道道，很可能“大意失荊州”。那么，如何寫好工作Email？

　　【職場案例】

　　密信變成公開信，很尷尬

　　近日，通訊公司的小張做了一件傻事：他把給同事Angel的密信，習慣性抄送給了其他部門的幾個同事，自己卻全然不知。幾天后，他發(fā)現(xiàn)有些同事的態(tài)度變得十分奇怪，正納悶著呢，Angel急急地告訴他，密信變成了公開信，居然還發(fā)給了不該發(fā)送的人。小張的心涼了半截，趕緊打開郵箱查看，果不其然：“這下我糗大了！特別是我在郵件里還提到了我倆的合作初步意見，其中部分事宜本該是私下統(tǒng)一口徑的悄悄話”。

　　同樣受郵件困擾的還有李艷。工作數(shù)年，自恃對Outlook很熟悉，所以當經(jīng)理讓她發(fā)合作協(xié)議樣本給合作伙伴時有些大意了。“因為協(xié)議樣本都是相同的，郵件的內(nèi)容和措辭也都一樣，所以發(fā)完幾封郵件之后，我就把這個流程視為機械性操作，僅僅換了一下收件人就按了發(fā)送鍵�！倍�這一發(fā)送出去，她才猛然想起，由于直接拷貝了上一封郵件的內(nèi)容，正文的抬頭上赫然寫著收件人的名字，這兩人可是此次合作的競爭對手。發(fā)現(xiàn)這個無法改變的事實后，她嚇出了一身冷汗，當場“石化”。果然幾天后，老板的辦公室被鬧得雞飛狗跳……李艷也因此差點丟了飯碗。

　　【指點迷津】

　　寫郵件有風險，發(fā)郵件要謹慎

　　面對重要的電子郵件，職場人偶爾還是會“犯混”：發(fā)錯人，抄送錯人，忘記發(fā)送附件，漏了落款……但發(fā)出去的郵件就像潑出去的水，嚴重的錯誤甚至還會影響到工作。因此，牢記以下幾條Email技巧，對職場人會有一些幫助。

　　1、及時回復郵件。收到他人的重要電子郵件后，理想的回復時間是兩小時之內(nèi)。對于普通郵件，回復一般不要超過24小時。

　　2、如果在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復功能，內(nèi)容為“本人在×月×日到×月×日休假，如有緊急事件可以聯(lián)系公司某某某”。

　　3、在發(fā)送之前通讀整封郵件，包括抬頭、落款、收件人和抄送人等，更要避免拼寫錯誤，建議使用拼寫檢查。

　　4、在正文中對重要內(nèi)容作提示時，不要濫用字體、字號、顏色等，以免郵件過于花哨。

　　5、正文應(yīng)簡明扼要，如涉及事務(wù)很多，最好運用列表符號按序進行說明，方便對方閱讀。

　　6、各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按收件人的所屬部門排列，或是按收件人的職位等級排列。

　　7、如果郵件內(nèi)容相同而要多次利用，不妨建立一個工作郵件模板，方便直接調(diào)用。

　　8、如果工作中經(jīng)常要與固定族群有郵件來往，如同事、客戶等，建議在Outlook新建欄里選擇“通訊組列表”，將需要群發(fā)郵件的人員編成一個組，這樣在發(fā)送郵件中就不會因為漏了誰而影響工作。

　　9、轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密的郵件時要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員。

　　10、發(fā)送郵件前，選擇“將郵件保存到已發(fā)送郵件箱”，以便事后查詢。

　　11、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看附件。當郵件帶有多個附件時，應(yīng)在正文中對各個附件的內(nèi)容作簡要說明。附件數(shù)目不宜超過4個，如果附件數(shù)目較多時可打包壓縮成一個文件，便于對方下載。

　　12、如附件是特殊格式的文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響收件人的使用。

　　13、由于不少企業(yè)對郵件的附件大小設(shè)限，因此附件總?cè)萘恳话悴灰顺�過3MB。如果附件容量過大，應(yīng)分成幾個小文件分別發(fā)送。

 　 14、發(fā)送超大附件時，可以用網(wǎng)絡(luò)硬盤、QQ等即時通訊工具在線發(fā)送。 （來源：人才市場報）