職業(yè)素質(zhì)訓練：學會優(yōu)先排序

　　人在職場身不由己，大家一見面，問候之后，通常的第一句話就是：“最近忙嗎！”回答者大都是“嘿，別提啦，最近真是暈頭轉(zhuǎn)向，快忙死啦！這日子真不是人過的”。說完之后，仍然過著“不是人過的日子”。忙碌的人很可愛，像辛勤的小蜜蜂，似乎不知疲倦，但可愛的人必有可恨之處，忙人的可恨之處主要表現(xiàn)在他們抓不住工作重點，不懂得自我管理。

　　“二八”法則

　　1897年，意大利經(jīng)濟學家帕累托，在從事經(jīng)濟學研究時，偶然注意到19世紀英國人財富和收益之間存在著一種重要的現(xiàn)象，即20％的人口享有80％的財富。這一重大的發(fā)現(xiàn)揭開了世界財富分配的秘密。后來，人們把這一研究成果運用到企業(yè)管理中，比如，20％的努力帶來80％的收獲；20％的顧客帶來80％的生意；20％的產(chǎn)品帶來80％的利潤；20％的時間和精力創(chuàng)造80％的績效等。這也就是所謂的“二八法則”。

　　“二八”法則在我們?nèi)粘Ｉ�活中也普遍存在，比如，你衣柜里的衣服琳瑯滿目，經(jīng)常穿的也就是20％；你的朋友遍天下，經(jīng)常和你來往并能幫上忙的也就是20％；大街小巷，商店超市到處都是，你經(jīng)常光顧的頂多就是那其中的20％。

　　“二八”法則也叫帕累托法則、不平衡法則、關(guān)鍵少數(shù)法則、最省力法則等，是指在因和果、努力和收獲之間，普遍存在著似乎無法解釋的不平等關(guān)系�！岸�八”法則的精髓是：抓住關(guān)鍵的少數(shù)，用80％的時間和精力，去做對你的工作最有價值和最重要的那20％的大事，而對于那些瑣碎的80％的小事可以見縫插針，甚至可以忽略不計。其實，“二八”法則并不神秘，我們平常所說的抓主要矛盾、“牽牛要牽牛鼻子”、“擒賊先擒王”、“綱舉目張”等都是這個道理。問題是不少人知道，但就是沒有做到，或者沒有堅持做到，結(jié)果總是勞而無功，最后變成了可憐兮兮的“沒有功勞也有苦勞”的人。

　　在實際工作中，所有的工作都既有緊急程度的不同，同時也有重要程度的不同，根據(jù)這兩個維度，我們可以把自己的工作和生活中的事情分成如下表所示的四個象限。

　　你在不同的象限投入時間的多少，決定了你績效水平的高低。

　　如果你的大量時間都耗費在第一象限，說明你是一個“消防隊員”式的人物，主要原因是因為你的工作方法不當，缺乏規(guī)劃和計劃，抓不住工作重點，因而在工作中漏洞百出，整天陷入似乎既緊急又重要的事務(wù)之中，忙于挽救失誤、處理本不該發(fā)生的問題等。這種情況下，你很難取得滿意的工作績效，即使取得了一些工作業(yè)績，也是用自己的精神壓力、超時加班、身體健康或家庭幸福換來的。

　　如果你把大量的時間浪費在第三、第四象限，說明你不是一個失敗者就是一個平庸無為的人。因為你急功近利，缺乏自制和自律，對工作乃至對自己的生命不負責任，隨波逐流。你分不清哪些事情對你來說是重要的，是應(yīng)該做好的；哪些事情對你來說是不重要的，根本不值得去花費時間。比如無休止地打牌、聊天、逛街、看肥皂劇，確實很有趣，但對你的職業(yè)進步絲毫沒有任何的幫助。結(jié)果你陷入了“甜蜜”的陷阱，整日忙碌在一些看起來很有趣但卻毫無意義的事情上，最終是得過且過，碌碌無為。

　　作為一個訓練有素的職業(yè)人，主要做的應(yīng)該是第二象限的工作，并盡量減少第一象限的工作。第二象限的事情盡管很重要，但是往往不緊急，可是它們卻是我們生命中的“大石塊”。我們經(jīng)常會忽略它們，或者是往后拖延它們。比如，制定計劃，堅持學習，提升能力，鍛煉身體，關(guān)心家庭，孝順父母，與配偶、孩子溝通，休閑身心等。因此，我們應(yīng)該做到：

　�。�1）合理的將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中去；

　�。�2）先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作；

　�。�3）許多第一象限的工作，實際上是因為第二象限的工作沒有做好而產(chǎn)生的，要注意糾正；

　�。�4）不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，它沒有你想象的那么緊急；

　　（5）根據(jù)第二象限的事務(wù)制訂有序的時間安排計劃；

　�。�6）80％的時間做第二象限和第一象限的工作，20％的時間做其他象限的工作。

　　再說一遍，要時刻牢記：用80%的時間和精力去做影響和決定你工作和生活中的那20%的重要的事情，也就是說，你要時刻抓住并做好那些關(guān)鍵的少數(shù)，而不是相反。

　　優(yōu)先排序

　　如果有一個人對你說，他有一個價值2.5萬美金的工作方法，只要你買到后認真實踐，肯定會讓你成為成功人士。你相信嗎？你愿意購買嗎？你不要不相信，還真有這回事。

　　美國伯利恒鋼鐵公司總裁曾因為公司瀕臨破產(chǎn)，而向效率管理大師艾維利咨詢求助。聽了總裁一個多小時的傾訴，艾維利說：這樣吧，我給你一個方法，不過如果這個方法確實有用的話，你要付給我2.5萬美元的報酬�？偛么藭r已經(jīng)焦頭爛額，雖然覺得有點離譜，但還是答應(yīng)了。于是，艾維利拿出了一張白紙，請總裁把他第二天要做的全部事情寫下來。幾分鐘后，白紙上滿滿記錄了總裁先生幾十項要做的工作。

　　這時，艾維利請總裁認真考慮，并要求他按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。同時告訴他，請他從明天開始，每天都這樣做：每天一開始，全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事，以此類推，直到你下班為止。如果你一天只做完了第一件事情，那不要緊，因為你總是做著最重要的事情。艾維利還建議他，如果這個方法有效，可將此法推行至他的高層管理人員，若還有效，繼續(xù)向下推行，直至公司的每一位員工。

　　這就是著名的“六點優(yōu)先工作制”方法，艾維利認為，一般情況下，如果人們每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。一年后，艾維利的方法在伯利恒鋼鐵公司產(chǎn)生了巨大的效果，作為咨詢的報酬，他也如愿收到了一張來自伯利恒公司的2.5萬美金的支票。

　　不少人總是“先做緊急的事，再做不緊急的事”，結(jié)果成了緊急的奴隸，每天把80%的時間和精力都花在了“緊急但不一定重要的事情”上。為了提高績效，我們必須轉(zhuǎn)變思考方式和工作習慣，依據(jù)事情的“重要程度”排定工作優(yōu)先次序，而不是根據(jù)事情的“緊急程度”排定工作優(yōu)先次序。

　　好了，你可以根據(jù)上述的方法，為自己制定一個每月、每周、每天的工作圖表，這個圖表也可以納入你工作日志的一部分。圖表中列出你每月、每周、每天的最重要的工作，并在最重要的工作前打上標記，或換一下顏色。這些重要的工作項目不一定就是六項，也可以是四五項或者兩三項，甚至是一項。當然，需要明確的是月、周、天的重要工作之間是平衡關(guān)聯(lián)的。以一天為例，具體的做法是：

　�。�1）列清單。將每天的工作或其他安排按條列出，越詳細越好。

　�。�2）排順序。

　　今天的核心事務(wù)：從上面的清單里選出你認為今天最重要的一件事、兩件事、三件事或者是五件事；

　　將清單上的事件按重要程度排序（在最后面標上1、2、3……）。

　　將清單上的事件按緊急程度排序（在后面標上1、2、3……）。

　　綜合考量重要的事和緊急的事，確定今天時間安排的優(yōu)先順序（在行事歷上記錄1、2、3……）

　�。�3）列日程排序表。

　　管理時間

　　管理好自己的時間，做一個訓練有素的高效能的人，還有一個重要的法則，這就是手表法則。簡單地說，所謂手表法則就是：一個時間只專心專注于做好一件事情。

　　在日常生活中，當你有一只表時，你可以知道現(xiàn)在是幾點鐘幾分甚至幾秒，而當你同時擁有兩只表時，你卻很難精確地確定時間。現(xiàn)實生活和工作中，我們很容易掉入兩只手表的陷阱，就是正在干的和心里想的不是同一件事情，或者同時干兩件事情，或者一件事情沒有做完，又開始做另外一件事情。結(jié)果，腳踩兩只船或多只船，使我們的行為陷于混亂，最后一件事情也沒有徹底地做好。所以，一旦你確定眼前要做這件事，你就要專心致志地把它們做好，不要吃著碗里看著鍋里。當你與老婆休閑度假的時候，你就不要想你工作上的事情，以免你的老婆生氣，破壞了美好的時光和心情。當你集中精力撰寫報告公文的時候，你就不要想著下午開會可能發(fā)生什么問題。下午開會的問題，你可以在文件完成后專門考慮。

　　我們的一舉一動都在和時間打著交道，因此在日常生活和工作中，掌握一些小竅門可能會就為我們的時間管理帶來意想不到的效果。下面的這些方法你可以試一試：

　�。�1）格式化。將你常用的公文、信件、名片檔案、表格等設(shè)計成相對固定的格式，利用電腦制作成格式化的固定文檔。當你需要的時候，只需填空或稍作修改就可以了。

　　（2）學會說“不”。很多時候我們礙于情面不會客氣地說“不”，結(jié)果浪費了自己的時間。當你遇到無休止的電話、閑聊、不速之客的時候，你要提醒自己婉轉(zhuǎn)地回絕對方，回到自己最重要的事情上面去。

　　（3）請人幫忙。不要抱著“萬事不求人”的心態(tài)。遇到問題或棘手的事情，請朋友或同事幫忙可以大大縮短完成的時間。

　�。�4）避開高峰。乘車、就餐、購物、看病等都有高峰的時候，要盡量避開，合理安排。

　�。�5）善用工具。現(xiàn)代科技為我們提供了很多節(jié)約時間的工具，比如電話、電子郵件、QQ、MSN、視頻會議、網(wǎng)上購物、網(wǎng)上銀行等，都要善加利用。

　�。�6）精于算計。要計算自己的時間成本，比如有時候打個的士可能要多花十元錢，可是你因此節(jié)約了一兩個小時的時間值多少錢？有不少瑣碎的事情可以花自己較少的金錢換來寶貴的時間，比如如果你收入還可觀的話，像洗衣服、接孩子、做飯等，都可以由別人代勞。

　�。�5）遠離誘惑。有趣的往往都是不重要的。一些沒有任何意義的電視肥皂劇、小說、花邊新聞等，一些不必要的聚會、閑聊等，要遠遠地離開它們。

　�。�6）避免爭論。有時候，我們常常為了自己的面子，因為一個非原則的問題，或者一個無聊的話題而爭論不休，結(jié)果不僅傷害了人際關(guān)系，還浪費了自己和別人的時間。

　�。�7）過濾信息。信息爆炸的時代使我們在獲得大量信息的同時，也因此付出了寶貴時間的代價，所以，提高自己的信息過濾、采集能力十分重要。日報只需瀏覽標題即可，或者干脆不要訂日報而改訂周刊之類的綜合性信息刊物更好。給自己固定幾個網(wǎng)站和頻道，每天只瀏覽一兩個網(wǎng)站即可。

　�。�8）善于等待。日常生活中等待是不可避免的，比如等車、等人、排隊、坐車、堵車、候機等，這時候千萬不要上火罵娘，應(yīng)該在等待中思考問題、聽聽音樂、養(yǎng)養(yǎng)神等。

　　（9）合理計劃。科學利用人體生物鐘的規(guī)律，以一個主管為例，早晨7點到8點是大腦最清醒和最活躍的時間段，應(yīng)該在這時做計劃、思考一些復雜的問題；上午的工作效率相對比較高，可以安排會議，處理重要工作，起草重要文件；中午尤其是午飯后應(yīng)該小憩片刻，以緩解疲勞；下午2點至4點是生物鐘的又一個小高峰，可以會見客戶、處理公文等。接下來的則可以處理信件、回電話等，做一些零星的事務(wù)。

　�。�10）綠色休閑。盡量避免無休止的喝酒、打牌、打麻將等有損健康又浪費時間的休閑方式，抽出一定的時間進行旅游、登山、散步、健身等休閑活動，在親近大自然的過程中，放松自己緊張的身心，積蓄自己的能量。

　�。�11）保持整潔。保持工作場地的整潔、有序、干凈。如果你是一個文員，自己的辦公用品要規(guī)范有序，需要時隨手可得；每一個月都要對工作中產(chǎn)生的各種文件、資料等進行整理、分類、歸檔，沒有用的銷毀處理；你可以把自己的文件分為紅、黃、藍三類，以區(qū)別急辦、待辦、備查備忘的事務(wù)；電腦中的文檔也要按照紙質(zhì)文檔的辦法進行定期清理歸檔，將那些備用的文件或資料復制到移動硬盤或光盤上，電腦中只保留對近期工作有用的文檔，其它一律清除。如果你是一個操作工人，就要將自己的操作臺、工具箱等整理得井井有條，保持工作現(xiàn)場安全、衛(wèi)生。這些對于樹立你干凈利索的職業(yè)形象很有利。

　　時間管理其實就是人生管理。彼得？德魯克說過：不會管理時間就不能管理一切。學習時間管理，目的是希望你未來的歷程中，每一天的工作都是有效率的，而每一天的效率都離你未來的目標更接近。